Subsections 31(1) and (2) of the *Legislation Revision and Consolidation Act*, in force on June 1, 2009, provide as follows: **Published consolidation is evidence** Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques L.C. 2000, ch. 5
[Assented to 13th April 2000]
An Act to support and promote electronic commerce by protecting personal information that is collected, used or disclosed in certain circumstances, by providing for the use of electronic means to communicate or record information or transactions and by amending the Canada Evidence Act, the Statutory Instruments Act and the Statute Revision Act An Act to support and promote electronic commerce by protecting personal information that is collected, used or disclosed in certain circumstances, by providing for the use of electronic means to communicate or record information or transactions and by amending the Canada Evidence Act, the Statutory Instruments Act and the Statute Revision Act Her Majesty, by and with the advice and consent of the Senate and House of Commons of Canada, enacts as follows: OFFICIAL STATUS OF CONSOLIDATIONS LAYOUT NOTE --- CARACTÈRE OFFICIEL DES CODIFICATIONS Les paragraphes 31(1) et (2) de la *Loi sur la révision et la codification des textes législatifs*, en vigueur le 1er juin 2009, prévoient ce qui suit : **Codifications comme élément de preuve** 31 (1) Tout exemplaire d’une loi codifiée ou d’un règlement codifié, publié par le ministre en vertu de la présente loi sur support papier ou sur support électronique, fait foi de cette loi ou de ce règlement et de son contenu. Tout exemplaire donné comme publié par le ministre est réputé avoir été ainsi publié, sauf preuve contraire. **Incompatibilité — lois** (2) Les dispositions de la loi d’origine avec ses modifications subséquentes par le greffier des Parlements en vertu de la *Loi sur la publication des lois* l’emportent sur les dispositions incompatibles de la loi codifiée publiée par le ministre en vertu de la présente loi. MISE EN PAGE Les notes apparaissant auparavant dans les marges de droite ou de gauche se retrouvent maintenant en caractères gras juste au-dessus de la disposition à laquelle elles se rattachent. Elles ne font pas partie du texte, n’y figurant qu’à titre de repère ou d’information. NOTE Cette codification est à jour au 19 juin 2024. Les dernières modifications sont entrées en vigueur le 21 juin 2019. Toutes modifications qui n’étaient pas en vigueur au 19 juin 2024 sont énoncées à la fin de ce document sous le titre « Modifications non en vigueur ».
TABLE OF PROVISIONS Short Title 1 Short title PART 1 Interpretation 2 Definitions Application 4 Application 4.01 Business contact information DIVISION 1 Protection of Personal Information 6.1 Valid consent 7 Collection without knowledge or consent 7.1 Definitions 7.4 Use without consent 8 Written request TABLE ANALYTIQUE Loi visant à faciliter et à promouvoir le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans certaines circonstances, en prévoyant l’utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l’information et des transactions et en modifiant la Loi sur la preuve au Canada, la Loi sur les textes réglementaires et la Loi sur la révision des lois Titre abrégé 1 Titre abrégé PARTIE 1 Protection des renseignements personnels dans le secteur privé Définitions 2 Définitions Objet 3 Objet Champ d’application 4 Champ d’application 4.01 Coordonnées d’affaires 4.1 Certificat en vertu de la Loi sur la preuve au Canada SECTION 1 Protection des renseignements personnels 5 Obligation de se conformer aux obligations 6 Conséquence de la désignation d’une personne 6.1 Validité du consentement 7 Collecte à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement 7.1 Définitions 7.2 Transaction commerciale éventuelle 7.3 Relation d’emploi 7.4 Utilisation sans le consentement de l’intéressé 8 Demande écrite 9 Cas où la communication est interdite 10 Déficience sensorielle Personal Information Protection and Electronic Documents TABLE OF PROVISIONS DIVISION 1.1 Breaches of Security Safeguards 10.1 Report to Commissioner 10.3 Records DIVISION 2 Remedies Filing of Complaints Investigations of Complaints 12.2 Discontinuance of Investigation Commissioner’s Report 13 Contents 14 Application 16 Remedies 17 Summary hearings DIVISION 3 Audits 18 To ensure compliance DIVISION 4 Protection des renseignements personnels et les documents électroniques TABLE ANALYTIQUE SECTION 1.1 Atteintes aux mesures de sécurité 10.1 Déclaration au commissaire 10.2 Avis à une organisation 10.3 Registre SECTION 2 Recours Dépôt des plaintes 11 Violation Examen des plaintes 12 Examen des plaintes par le commissaire 12.1 Pouvoirs du commissaire 12.2 Fin de l’examen Motifs Rapport du commissaire 13 Contenu Audience de la Cour 14 Demande 15 Exercice du recours par le commissaire 16 Réparations 17 Procédure sommaire Accord de conformité 17.1 Conclusion d’un accord de conformité 17.2 Accord respecté SECTION 3 Vérifications 18 Contrôle d’application 19 Rapport des conclusions et recommandations du commissaire SECTION 4 Dispositions générales 20 Secret 21 Qualité pour témoigner 22 Immunité du commissaire 23 Consultation 23.1 Communication de renseignements à des États étrangers 24 Promotion de l’objet de la partie 25 Rapport annuel DIVISION 5 Transitional Provisions 30 Application PART 2 Electronic Documents Interpretation 31 Definitions Electronic Alternatives 33 Collection, storage, etc. 34 Electronic payment 35 Electronic version of statutory form 37 Retention of documents 39 Seals 40 Requirements to provide documents or information 41 Writing requirements 42 Original documents 43 Signatures 45 Statements declaring truth, etc. 47 Copies 49 Amendment of schedules PART 3 PART 4 PART 5 PART 6 SCHEDULE 1 SCHEDULE 2 SCHEDULE 3 SCHEDULE 4 PARTIE 3 Modification de la Loi sur la preuve au Canada PARTIE 4 Modification de la Loi sur les textes réglementaires PARTIE 5 Modification de la Loi sur la révision des lois PARTIE 6 Entrée en vigueur *72 Entrée en vigueur ANNEXE 1 Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 ANNEXE 2 ANNEXE 3 ANNEXE 4
Protection of Personal Information in the Private Sector
Définitions
alternative format, with respect to personal information, means a format that allows a person with a sensory disability to read or listen to the personal information. breach of security safeguards means the loss of, unauthorized access to or unauthorized disclosure of personal information resulting from a breach of an organization’s security safeguards that are referred to in clause 4.7 of Schedule 1 or from a failure to establish those safeguards. (atteinte aux mesures de sécurité) business contact information means any information that is used for the purpose of communicating or facilitating communication with an individual in relation to their employment, business or profession such as the individual’s name, position name or title, work address, work telephone number, work fax number or work electronic address. (coordonnées d’affaires) business transaction includes (a) the purchase, sale or other acquisition or disposition of an organization or a part of an organization, or any of its assets; (b) the merger or amalgamation of two or more organizations; (c) the making of a loan or provision of other financing to an organization or a part of an organization; (e) the lease or licensing of any of an organization’s assets; and (f) any other prescribed arrangement between two or more organizations to conduct a business activity. commercial activity means any particular transaction, act or conduct or any regular course of conduct that is of a commercial character, including the selling, bartering or leasing of donor, membership or other fundraising lists. (activité commerciale) Commissioner means the Privacy Commissioner appointed under section 53 of the Privacy Act. (commissaire) Court means the Federal Court. (Cour) federal work, undertaking or business means any work, undertaking or business that is within the legislative authority of Parliament. It includes (a) a work, undertaking or business that is operated or carried on for or in connection with navigation and shipping, whether inland or maritime, including the operation of ships and transportation by ship anywhere in Canada; (b) a railway, canal, telegraph or other work or undertaking that connects a province with another province, or that extends beyond the limits of a province; (c) a line of ships that connects a province with another province, or that extends beyond the limits of a province; (d) a ferry between a province and another province or between a province and a country other than Canada; (g) a bank or an authorized foreign bank as defined in section 2 of the Bank Act; (h) a work that, although wholly situated within a province, is before or after its execution declared by Parliament to be for the general advantage of Canada or for the advantage of two or more provinces; (i) a work, undertaking or business outside the exclusive legislative authority of the legislatures of the provinces; and (j) a work, undertaking or business to which federal laws, within the meaning of section 2 of the Oceans Act, apply under section 20 of that Act and any regulations made under paragraph 26(1)(k) of that Act. (entreprises fédérales) organization includes an association, a partnership, a person and a trade union. (organisation) personal health information, with respect to an individual, whether living or deceased, means (b) information concerning any health service provided to the individual; (c) information concerning the donation by the individual of any body part or any bodily substance of the individual or information derived from the testing or examination of a body part or bodily substance of the individual; (d) information that is collected in the course of providing health services to the individual; or (e) information that is collected incidentally to the provision of health services to the individual. (personal health information)
transaction commerciale S’entend notamment des transactions suivantes : a) l’achat, la vente ou toute autre forme d’acquisition ou de disposition de tout ou partie d’une organisation, ou de ses éléments d’actif; b) la fusion ou le regroupement d’organisations; c) le fait de consentir un prêt à tout ou partie d’une organisation ou de lui fournir toute autre forme de financement; d) le fait de grever d’une charge ou d’une sûreté les éléments d’actif ou les titres d’une organisation; e) la location d’éléments d’actif d’une organisation, ou l’octroi ou l’obtention d’une licence à leur égard; f) tout autre arrangement prévu par règlement entre des organisations pour la poursuite d’activités d’affaires. (business transaction) Notes de l’annexe 1
(d) information that is collected in the course of providing health services to the individual; or record includes any correspondence, memorandum, book, plan, map, drawing, diagram, pictorial or graphic work, photograph, film, microform, sound recording, videotape, machine-readable record and any other documentary material, regardless of physical form or characteristics, and any copy of any of those things. (document) Notes in Schedule 1
Dans la présente partie, la mention des articles 4.3 ou 4.9 de l’annexe 1 ne vise pas les notes afférentes. 2000, ch. 5, art. 2; 2002, ch. 8, art. 183; 2015, ch. 32, art. 2. Objet Objet 3 La présente partie a pour objet de fixer, dans une ère où la technologie facilite de plus en plus la circulation et l’échange de renseignements, des règles régissant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels d’une manière qui tient compte du droit des individus à la vie privée à l’égard des renseignements personnels qui les concernent et du besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Champ d’application Champ d’application 4 (1) La présente partie s’applique à toute organisation à l’égard des renseignements personnels : a) soit qu’elle recueille, utilise ou communique dans le cadre d’activités commerciales; Application Limit 2000, c. 5, s. 4; 2015, c. 32, s. 3, c. 36, s. 164. Business contact information 2015, c. 32, s. 4. Power to delegate 2001, c. 41, s. 103. DIVISION 1 Protection of Personal Information Valid consent 2015, c. 32, s. 5. Collection without knowledge or consent
In this Part, a reference to clauses 4.3 or 4.9 of Schedule 1 does not include a reference to the note that accompanies that clause. Purpose Purpose
Protection des renseignements personnels Obligation de se conformer aux obligations 5 (1) Sous réserve des articles 6 à 9, toute organisation doit se conformer aux obligations énoncées dans l’annexe 1. Emploi du conditionnel
L’emploi du conditionnel dans l’annexe 1 indique qu’il s’agit d’une recommandation et non d’une obligation. Fins acceptables
(a) the organization collects, uses or discloses in the course of commercial activities; or (b) is about an employee of, or an applicant for employment with, the organization and that the organization collects, uses or discloses in connection with the operation of a federal work, undertaking or business. (1.1) This Part applies to an organization set out in column 1 of Schedule 4 in respect of personal information set out in column 2.
L’organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Conséquence de la désignation d’une personne 6 La désignation d’une personne en application de l’article 4.1 de l’annexe 1 n’exempte pas l’organisation des obligations énoncées dans cette annexe. Validité du consentement
This Part does not apply to (a) any government institution to which the Privacy Act applies; (b) any individual in respect of personal information that the individual collects, uses or discloses for personal or domestic purposes and does not collect, use or disclose for any other purpose; or (c) any organization in respect of personal information that the organization collects, uses or discloses for journalistic, artistic or literary purposes and does not collect, use or disclose for any other purpose. Other Acts
2015, ch. 32, art. 5. Collecte à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement 7 (1) Pour l’application de l’article 4.3 de l’annexe 1 et malgré la note afférente, l’organisation ne peut recueillir de renseignement personnel à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement que dans les cas suivants : a) la collecte du renseignement est manifestement dans l’intérêt de l’intéressé et le consentement ne peut être obtenu auprès de celui-ci en temps opportun; b) il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé compromette l’exactitude du renseignement ou l’accès à celui-ci, et la collecte est raisonnable à des fins liées (d) the information is publicly available and is specified by the regulations; or (i) under subparagraph (3)(c.1)(i) or (d)(ii), or à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention au droit fédéral ou provincial; b.1) il s’agit d’un renseignement contenu dans la déclaration d’un témoin et dont la collecte est nécessaire en vue de l’évaluation d’une réclamation d’assurance, de son traitement ou de son règlement; b.2) il s’agit d’un renseignement produit par l’intéressé dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession, et dont la collecte est compatible avec les fins auxquelles il a été produit; c) la collecte est faite uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires; d) il s’agit d’un renseignement réglementaire auquel le public a accès; e) la collecte est faite en vue: (i) soit de la communication prévue aux sous-alinéas (3)c.1)(i) ou d)(ii), (ii) soit d’une communication exigée par la loi. Utilisation à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement
Every provision of this Part applies despite any provision, enacted after this subsection comes into force, of any other Act of Parliament, unless the other Act expressly declares that that provision operates despite the provision of this Part. * [Note: Subsection 4(3) in force January 1, 2001, see SI/2000-29.]
Pour l’application de l’article 4.3 de l’annexe 1 et malgré la note afférente, l’organisation ne peut utiliser un renseignement personnel à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement que dans les cas suivants: a) dans le cadre de ses activités, l’organisation découvre l’existence d’un renseignement dont elle a des motifs raisonnables de croire qu’il pourrait être utile à une enquête sur une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger qui a été commise ou est en train ou sur le point de l’être, et l’utilisation est faite aux fins d’enquête; b) l’utilisation est faite pour répondre à une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de tout individu; b.1) il s’agit d’un renseignement contenu dans la déclaration d’un témoin et dont l’utilisation est nécessaire en vue de l’évaluation d’une réclamation d’assurance, de son traitement ou de son règlement; b.2) il s’agit d’un renseignement produit par l’intéressé dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession, et dont l’utilisation est compatible avec les fins auxquelles il a été produit; c) il est utilisé à des fins statistiques, de recherche (d) it was collected under paragraph (1)(a), (b) or (e).
Certificate under Canada Evidence Act
c.2) elle est faite au titre de l’article 7 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes à l’institution gouvernementale mentionnée à cet article; d) elle est faite, à l’initiative de l’organisation, à une institution gouvernementale ou une subdivision d’une telle institution et l’organisation : (i) soit a des motifs raisonnables de croire que le renseignement est afférent à une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger qui a été commise ou est en train ou sur le point de l’être, (ii) soit soupçonne que le renseignement est afférent à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales;
Certificate following filing of complaint
d.1) elle est faite à une autre organisation et est raisonnable en vue d’une enquête sur la violation d’un accord ou sur une contravention au droit fédéral ou provincial qui a été commise ou est en train ou sur le point de l’être, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la communication effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé compromettrait la capacité de mener l’enquête;
Notwithstanding any other provision of this Part, where a certificate under section 38.13 of the *Canada Evidence Act* prohibiting the disclosure of personal information of a specific individual is issued after the filing of a complaint under this Part in relation to a request for access to that information: (a) all proceedings under this Part in respect of that information, including an investigation, audit, appeal or judicial review, are discontinued; (b) the Commissioner shall not disclose the information and shall take all necessary precautions to prevent its disclosure; and (c) the Commissioner shall, within 10 days after the certificate is published in the *Canada Gazette*, return the information to the organization that provided the information. Information not to be disclosed
d.2) elle est faite à une autre organisation et est raisonnable en vue de la détection d’une fraude ou de sa suppression ou en vue de la prévention d’une fraude dont la commission est vraisemblable, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la communication effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé compromettrait la capacité de prévenir la fraude, de la détecter ou d’y mettre fin;
The Commissioner and every person acting on behalf or under the direction of the Commissioner, in carrying out their functions under this Part, shall not disclose information subject to a certificate issued under section 38.13 of the *Canada Evidence Act*, and shall take every reasonable precaution to avoid the disclosure of that information.
d.3) elle est faite, à l’initiative de l’organisation, à une institution gouvernementale ou à une subdivision d’une telle institution, au plus proche parent de l’intéressé ou à son représentant autorisé, si les conditions ci-après sont remplies : (i) l’organisation a des motifs raisonnables de croire que l’intéressé a été, est ou pourrait être victime d’exploitation financière, (ii) la communication est faite uniquement à des fins liées à la prévention de l’exploitation ou à une enquête sur celle-ci, (iii) il est raisonnable de s’attendre à ce que la communication effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé compromettrait la capacité de prévenir l’exploitation ou d’enquêter sur celle-ci;
The Commissioner may not delegate the investigation of any complaint relating to information subject to a certificate issued under section 38.13 of the *Canada Evidence Act* except to one of a maximum of four officers or employees of the Commissioner specifically designated by the Commissioner for the purpose of conducting that investigation. Compliance with obligations
d.4) elle est nécessaire aux fins d’identification de l’intéressé qui est blessé, malade ou décédé et est faite (h.2) [Repealed, 2015, c. 32, s. 6] Use without consent Disclosure without consent à une institution gouvernementale ou à une subdivision d’une telle institution, à un proche parent de l’intéressé ou à son représentant autorisé et, si l’intéressé est vivant, l’organisation en informe celui-ci par écrit et sans délai; e) elle est faite à toute personne qui a besoin du renseignement en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne et, dans le cas où l’intéressé est vivant, l’organisation en informe par écrit et sans délai cet intéressé; e.1) il s’agit d’un renseignement contenu dans la déclaration d’un témoin et dont la communication est nécessaire en vue de l’évaluation d’une réclamation d’assurance, de son traitement ou de son règlement; e.2) il s’agit d’un renseignement produit par l’intéressé dans le cadre de son emploi, de son entreprise, ou de sa profession, et dont la communication est compatible avec les fins auxquelles il a été produit; f) la communication est faite à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudite, dans les cas où ces fins ne peuvent être réalisées sans que le renseignement soit communiqué, le consentement est pratiquement impossible à obtenir et l’organisation informe le commissaire de la communication avant de la faire; g) elle est faite à une institution dont les attributions comprennent la conservation de documents ayant une importance historique ou archivistique, en vue d’une telle conservation; h) elle est faite cent ans ou plus après la constitution du document contenant le renseignement ou, en cas de décès de l’intéressé, vingt ans ou plus après le décès, dans la limite de cent ans; h.1) il s’agit d’un renseignement réglementaire auquel le public a accès; h.2) [Abrogé, 2015, ch. 32, art. 6] i) la communication est exigée par la loi. Utilisation sans le consentement de l’intéressé
Meaning of should
Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation peut, dans les cas visés au paragraphe (2), utiliser un renseignement personnel à des fins autres que celles auxquelles il a été recueilli. Communication sans consentement
The word should, when used in Schedule 1, indicates a recommendation and does not impose an obligation. Appropriate purposes
Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation peut, dans les cas visés aux alinéas (3)a) à h.1), communiquer Definitions (a) an electronic mail account; (b) an instant messaging account; or (c) any similar account. (adresse électronique) Collection of electronic addresses, etc.
An organization may collect, use or disclose personal information only for purposes that a reasonable person would consider are appropriate in the circumstances. Effect of designation of individual
Paragraphs 7(1)(a) and (b.1) to (d) and (2)(a) to (c.1) and the exception set out in clause 4.3 of Schedule 1 do not apply in respect of
Paragraphs 7(1)(a) to (d) and (2)(a) to (c.1) and the exception set out in clause 4.3 of Schedule 1 do not apply in respect of Personal Information Protection and Electronic Documents DIVISION 1 Protection of Personal Information Sections 7.1-7.2 2010, c. 23, s. 82; 2015, c. 32, s. 26. Protection des renseignements personnels et documents électroniques
(a) the collection is clearly in the interests of the individual and consent cannot be obtained in a timely way; (b) it is reasonable to expect that the collection with the knowledge or consent of the individual would compromise the availability or the accuracy of the information and the collection is reasonable for purposes related to investigating a breach of an agreement or a contravention of the laws of Canada or a province; (b.1) it is contained in a witness statement and the collection is necessary to assess, process or settle an insurance claim; (b.2) it was produced by the individual in the course of their employment, business or profession and the collection is consistent with the purposes for which the information was produced; (c) the collection is solely for journalistic, artistic or literary purposes; (e) the collection is made for the purpose of making a disclosure (ii) that is required by law. Use without knowledge or consent
For the purpose of clause 4.3 of Schedule 1, and despite the note that accompanies that clause, an organization may, without the knowledge or consent of the individual, use personal information only if (a) in the course of its activities, the organization becomes aware of information that it has reasonable grounds to believe could be useful in the investigation of a contravention of the laws of Canada, a province or a foreign jurisdiction that has been, is being or is about to be committed, and the information is used for the purpose of investigating that contravention; (b) it is used for the purpose of acting in respect of an emergency that threatens the life, health or security of an individual; (b.1) the information is contained in a witness statement and the use is necessary to assess, process or settle an insurance claim; (b.2) the information was produced by the individual in the course of their employment, business or profession and the use is consistent with the purposes for which the information was produced; (c) it is used for statistical, or scholarly study or research, purposes that cannot be achieved without using the information, the information is used in a manner that will ensure its confidentiality, it is impracticable to obtain consent and the organization informs the Commissioner of the use before the information is used; (c.1) it is publicly available and is specified by the regulations; or Disclosure without knowledge or consent
utiliser un ordinateur en contravention d’une loi fédérale; b) à l’utilisation de renseignements personnels dont la collecte est visée à l’alinéa a). 2010, ch. 23, art. 82; 2015, ch. 32, art. 26. Transaction commerciale éventuelle
For the purpose of clause 4.3 of Schedule 1, and despite the note that accompanies that clause, an organization may disclose personal information without the knowledge or consent of the individual only if the disclosure is (a) made to, in the Province of Quebec, an advocate or notary or, in any other province, a barrister or solicitor who is representing the organization; (b) for the purpose of collecting a debt owed by the individual to the organization; (c) required to comply with a subpoena or warrant issued or an order made by a court, person or body with jurisdiction to compel the production of information, or to comply with rules of court relating to the production of records; (c.1) made to a government institution or part of a government institution that has made a request for the information, identified its lawful authority to obtain the information and indicated that (i) it suspects that the information relates to national security, the defence of Canada or the conduct of international affairs, (ii) the disclosure is requested for the purpose of enforcing any law of Canada, a province or a foreign jurisdiction, carrying out an investigation relating to the enforcement of any such law or gathering intelligence for the purpose of enforcing any such law, (iii) the disclosure is requested for the purpose of administering any law of Canada or a province, or (iv) the disclosure is requested for the purpose of communicating with the next of kin or authorized representative of an injured, ill or deceased individual. representative of an injured, ill or deceased individual. (c.2) made to the government institution mentioned in section 7 of the Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act as required by that section; (d) made on the initiative of the organization to a government institution or a part of a government institution and the organization (i) has reasonable grounds to believe that the information relates to a contravention of the laws of Canada, a province or a foreign jurisdiction that has been, is being or is about to be committed, or (ii) suspects that the information relates to national security, the defence of Canada or the conduct of international affairs; (d.1) made to another organization and is reasonable for the purposes of investigating a breach of an agreement or a contravention of the laws of Canada or a province that has been, is being or is about to be committed and it is reasonable to expect that disclosure with the knowledge or consent of the individual would compromise the investigation; (d.2) made to another organization and is reasonable for the purposes of detecting or suppressing fraud or preventing fraud that is likely to be committed and it is reasonable to expect that the disclosure with the knowledge or consent of the individual would compromise the ability to prevent, detect or suppress the fraud; (d.3) made on the initiative of the organization to a government institution, a part of a government institution or the individual’s next of kin or authorized representative and (i) the organization has reasonable grounds to believe that the individual has been, or may be the victim of financial abuse, (ii) the disclosure is made solely for purposes related to preventing or investigating the abuse, and (iii) it is reasonable to expect that disclosure with the knowledge or consent of the individual would compromise the ability to prevent or investigate the abuse; (d.4) necessary to identify the individual who is injured, ill or deceased, made to a government institution, a part of a government institution or the individual’s next of kin or authorized representative and, if the individual is alive, the organization informs that individual in writing without delay of the disclosure; (e) made to a person who needs the information because of an emergency that threatens the life, health or security of an individual and, if the individual whom the information is about is alive, the organization informs that individual in writing without delay of the disclosure; (e.1) of information that is contained in a witness statement and the disclosure is necessary to assess, process or settle an insurance claim; (e.2) of information that was produced by the individual in the course of their employment, business or profession and the disclosure is consistent with the purposes for which the information was produced; (f) for statistical, or scholarly study or research, purposes that cannot be achieved without disclosing the information, it is impracticable to obtain consent and the organization informs the Commissioner of the disclosure before the information is disclosed; (g) made to an institution whose functions include the conservation of records of historic or archival importance, and the disclosure is made for the purpose of such conservation; (h) made after the earlier of (i) one hundred years after the record containing the information was created, and (ii) twenty years after the death of the individual whom the information is about; (h.1) of information that is publicly available and is specified by the regulations; or (i) required by law.
a) elles ont conclu un accord aux termes duquel l’organisation recevant des renseignements s’est engagée : (i) à ne les utiliser et à ne les communiquer qu’à des fins liées à la transaction, (ii) à les protéger au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité, (iii) si la transaction n’a pas lieu, à les remettre à l’organisation qui les a communiqués ou à les détruire, dans un délai raisonnable; b) les renseignements sont nécessaires pour décider si la transaction aura lieu et, le cas échéant, pour l’effectuer. Transaction commerciale effectuée
Despite clause 4.5 of Schedule 1, an organization may use personal information for purposes other than those for which it was collected in any of the circumstances set out in subsection (2).
En plus des cas visés aux paragraphes 7(2) et (3), pour l’application de l’article 4.3 de l’annexe 1 et malgré la note afférente, si la transaction commerciale est effectuée, les organisations étant parties peuvent utiliser et communiquer les renseignements personnels, communiqués en vertu du paragraphe (1), à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement dans le cas où : a) elles ont conclu un accord aux termes duquel chacune d’entre elles s’est engagée : (i) à n’utiliser et ne communiquer les renseignements dont elle a la gestion qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou auxquelles il était permis de les utiliser ou de les communiquer avant que la transaction ne soit effectuée, Exception 2015, c. 32, s. 7. 2015, c. 32, s. 7. Use without consent (iii) à les protéger au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité, (iii) à donner effet à tout retrait de consentement fait en conformité avec l’article 4.3.8 de l’annexe 1; b) les renseignements sont nécessaires à la poursuite de l’entreprise ou des activités faisant l’objet de la transaction; c) dans un délai raisonnable après que la transaction a été effectuée, l’une des parties avise l’intéressé du fait que la transaction a été effectuée et que ses renseignements personnels ont été communiqués en vertu du paragraphe (1). Valeur contraignante des accords
Despite clause 4.5 of Schedule 1, an organization may disclose personal information for purposes other than
L’organisation est tenue de se conformer aux modalités de tout accord conclu aux termes des alinéas (1)a) ou (2)a). Exception
**access** means to program, to execute programs on, to communicate with, to store data in, to retrieve data from, or to otherwise make use of any resources, including data or programs on a computer system or a computer network. (utiliser) **computer program** has the same meaning as in subsection 342.1(2) of the Criminal Code. (programme d’ordinateur) **computer system** has the same meaning as in subsection 342.1(2) of the Criminal Code. (ordinateur) **electronic address** means an address used in connection with (a) the collection of an individual’s electronic address, if the address is collected by the use of a computer program that is designed or marketed primarily for use in generating or searching for, and collecting, electronic addresses; or (b) the use of an individual’s electronic address, if the address is collected by the use of a computer program described in paragraph (a). Accessing a computer system to collect personal information, etc. (a) the collection of personal information, through any means of telecommunication, if the collection is made by accessing a computer system or causing a
Les paragraphes (1) et (2) ne s’appliquent pas à l’égard de la transaction commerciale dont l’objectif premier ou le résultat principal est l’achat, la vente ou toute autre forme d’acquisition ou de disposition de renseignements personnels, ou leur location. 2015, ch. 32, art. 7. Relation d’emploi
computer system to be accessed in contravention of an Act of Parliament; or (b) the use of personal information that is collected in a manner described in paragraph (a). Prospective business transaction
2015, ch. 32, art. 7. Utilisation sans le consentement de l’intéressé
(a) the organizations have entered into an agreement that requires the organization that receives the personal information (i) to use and disclose that information solely for purposes related to the transaction, (ii) to protect that information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information, and (iii) if the transaction does not proceed, to return that information to the organization that disclosed it, or destroy it, within a reasonable time; and (b) the personal information is necessary (i) to determine whether to proceed with the transaction, and (ii) if the determination is made to proceed with the transaction, to complete it. Completed business transaction
Disclosure without consent 2015, c. 32, s. 7. Written request Assistance Time limit Extension of time limit (a) for a maximum of thirty days if Costs for responding l’article 7.3, utiliser un renseignement personnel à des fins autres que celles auxquelles il a été recueilli. Communication sans le consentement de l’intéressé
In addition to the circumstances set out in subsections 7(2) and (3), for the purpose of clause 4.3 of Schedule 1, and despite the note that accompanies that clause, if the business transaction is completed, organizations that are parties to the transaction may use and disclose personal information, which was disclosed under subsection (1), without the knowledge or consent of the individual if (a) the organizations have entered into an agreement that requires each of them (i) to use and disclose the personal information under its control solely for the purposes for which the personal information was collected, permitted to be used or disclosed before the transaction was completed, (ii) to protect that information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information, and (iii) to give effect to any withdrawal of consent made under clause 4.3.8 of Schedule 1; (b) the personal information is necessary for carrying on the business or activity that was the object of the transaction; and (c) one of the parties notifies the individual, within a reasonable time after the transaction is completed, that the transaction has been completed and that their personal information has been disclosed under subsection (1). Agreements binding
Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation peut, dans les cas visés aux paragraphes 7.2(1) ou (2) ou à l’article 7.3, communiquer un renseignement personnel à des fins autres que celles auxquelles il a été recueilli. 2015, ch. 32, art. 7. Demande écrite 8 (1) La demande prévue à l’article 4.9 de l’annexe 1 est présentée par écrit. Aide à fournir
An organization shall comply with the terms of any agreement into which it enters under paragraph (1)(a) or (2)(a).
Sur requête de l’intéressé, l’organisation fournit à celui-ci l’aide dont il a besoin pour préparer sa demande. Délai de réponse
Subsections (1) and (2) do not apply to a business transaction of which the primary purpose or result is the purchase, sale or other acquisition or disposition, or lease, of personal information. Employment relationship
L’organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue, et en tout état de cause dans les trente jours suivant sa réception. Prolongation du délai
(a) the collection, use or disclosure is necessary to establish, manage or terminate an employment relationship between the federal work, undertaking or business and the individual; and (b) the federal work, undertaking or business has informed the individual that the personal information will be or may be collected, used or disclosed for those purposes.
Elle peut toutefois proroger le délai visé au paragraphe (3) : a) d’une période maximale de trente jours dans les cas où : (i) l’observation du délai entraverait gravement l’activité de l’organisation, (ii) toute consultation nécessaire pour donner suite à la demande rendrait pratiquement impossible l’observation du délai; b) de la période nécessaire au transfert des renseignements visés sur support de substitution. Dans l’un ou l’autre cas, l’organisation avise au demandeur, dans les trente jours suivant la demande, un avis de prorogation l’informant du nouveau délai, des motifs de la prorogation et de son droit de déposer auprès du commissaire une plainte à propos de la prorogation. Présomption
those for which it was collected in any of the circumstances set out in subsection 7.2(1) or (2) or section 7.3.
Faute de répondre dans le délai, l’organisation est réputée avoir refusé d’acquiescer à la demande. Coût
Despite clause 4.5 of Schedule 1, an organization may disclose personal information for purposes other than those for which it was collected in any of the circumstances set out in subsection 7.2(1) or (2) or section 7.3.
Elle ne peut exiger de droits pour répondre à la demande que si, à la fois, elle informe le demandeur du Personal Information Protection and Electronic Documents DIVISION 1 Protection of Personal Information
Retention of information 2000, c. 5, s. 8; 2015, c. 32, s. 8(F). Limit Information related to paragraphs 7(3)(c), (c.1) or (d) (a) inform the individual about (i) any disclosure of information to a government institution or a part of a government institution under paragraph 7(3)(c), subparagraph 7(3)(c.1)(i) or (ii) or paragraph 7(3)(c.2) or (d), or Protection des renseignements personnels et documents électroniques
An organization shall assist any individual who informs the organization that they need assistance in preparing a request to the organization.
An organization shall respond to a request with due diligence and in any case not later than thirty days after receipt of the request.
An organization may extend the time limit (i) meeting the time limit would unreasonably interfere with the activities of the organization, or (ii) the time required to undertake any consultations necessary to respond to the request would make the time limit impracticable to meet; or (b) for the period that is necessary in order to be able to convert the personal information into an alternative format. In either case, the organization shall, no later than thirty days after the date of the request, send a notice of extension to the individual, advising them of the new time limit, the reasons for extending the time limit and of their right to make a complaint to the Commissioner in respect of the extension. Deemed refusal
montant approximatif de ceux-ci et celui-ci l’avise qu’il ne retire pas sa demande. Refus motivé
If the organization fails to respond within the time limit, the organization is deemed to have refused the request.
L’organisation qui refuse, dans le délai prévu, d’acquiescer à la demande notifie par écrit au demandeur son refus motivé et l’informe des recours que lui accorde la présente partie. Conservation des renseignements
An organization may respond to an individual’s request at a cost to the individual only if
Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation qui détient un renseignement faisant l’objet d’une demande doit le conserver le temps nécessaire pour permettre au demandeur d’épuiser tous les recours qu’il a en vertu de la présente partie. 2000, ch. 5, art. 8; 2015, ch. 32, art. 8(F). Cas où la communication est interdite 9 (1) Malgré l’article 4.9 de l’annexe 1, l’organisation ne doit pas communiquer au demandeur le renseignement personnel le concernant si cette communication révélerait vraisemblablement des renseignements personnels concernant un tiers. Toutefois, si ce dernier renseignement peut être retranché du document en cause, l’organisation est tenue de le retrancher puis de communiquer à l’intéressé le renseignement le concernant.
(a) the organization has informed the individual of the approximate cost; and (b) the individual has advised the organization that the request is not being withdrawn. Reasons
Le paragraphe (1) ne s’applique pas si le tiers consent à la communication ou si l’intéressé a besoin du renseignement parce que sa vie, la santé ou la sécurité d’un individu est en danger. Renseignements relatifs aux al. 7(3)(c), (c.1) ou (d) (2.1) L’organisation est tenue de se conformer au paragraphe (2.2) si l’intéressé lui demande : a) de l’aviser, selon le cas : (i) de toute communication faite à une institution gouvernementale ou à une subdivision d’une telle institution en vertu de l’alinéa 7(3)c), des sous-alinéas 7(3)c.1)(i) ou (ii) ou des alinéas 7(3)c.2) ou d), (ii) de l’existence de renseignements détenus par l’organisation et relatifs soit à toute telle communication, soit à une assignation, un mandat ou une ordonnance visés à l’alinéa 7(3)c), soit à une demande de communication faite par une institution gouvernementale ou une subdivision d’une telle institution en vertu de ces sous-alinéas; (b) shall not respond to the request before the earlier of Objection (a) shall refuse the request to the extent that it relates to paragraph (2.1)(a) or to information referred to in subparagraph (2.1)(a)(ii); b) de lui communiquer ces renseignements. Notification et réponse (2.2) Le cas échéant, l’organisation : a) notifie par écrit et sans délai la demande à l’institution gouvernementale ou à la subdivision d’une telle institution concernée; b) ne peut donner suite à la demande avant le jour où elle reçoit l’avis prévu au paragraphe (2.3) ou, s’il est antérieur, le trentième jour suivant celui où l’institution ou la subdivision reçoit notification. Opposition (2.3) Dans les trente jours suivant celui où la demande lui est notifiée, l’institution ou la subdivision avise l’organisation du fait qu’elle s’oppose ou non à ce que celle-ci acquiesce à la demande. Elle ne peut s’y opposer que si elle est d’avis que l’acquiescement à la demande vraisemblablement aurait pour effet de nuire : a) à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales; a.1) à la détection, la prévention ou à la dissuasion du recyclage des produits de la criminalité ou du financement des activités terroristes; b) au contrôle d’application du droit canadien, provincial ou étranger, à une enquête liée à ce contrôle d’application ou à la collecte de renseignements en matière de sécurité en vue de ce contrôle d’application. Refus d’acquiescer à la demande (2.4) Malgré l’article 4.9 de l’annexe 1, si elle est informée que l’institution ou la subdivision s’oppose à ce qu’elle acquiesce à la demande, l’organisation : a) refuse d’y acquiescer dans la mesure où la demande est visée à l’alinéa (2.1)a) ou se rapporte à des renseignements visés à cet alinéa; b) en avise par écrit et sans délai le commissaire; c) ne communique à l’intéressé : (i) ni les renseignements détenus par l’organisation et relatifs à toute communication faite à une institution gouvernementale ou à une subdivision d’une Limit Cas où la communication peut être refusée
An organization that responds within the time limit and refuses a request shall inform the individual in writing of the refusal, setting out the reasons and any recourse that they may have under this Part.
Malgré la note à l’article 4.9 de l’annexe 1, l’organisation n’est pas tenue de communiquer à l’intéressé des renseignements personnels dans les cas suivants seulement: a) les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige; b) la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels; c) elle risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité d’un autre individu;
Despite clause 4.5 of Schedule 1, an organization that has personal information that is the subject of a request shall retain the information for as long as is necessary to allow the individual to exhaust any recourse under this Part that they may have. When access prohibited
c.1) les renseignements ont été recueillis au titre de l’alinéa 7(1)b); d) les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends; e) les renseignements ont été créés en vue de faire une divulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles ou dans le cadre d’une enquête menée sur une divulgation en vertu de cette loi. Toutefois, dans les cas visés aux alinéas b) ou c), si les renseignements commerciaux confidentiels ou les renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d’un autre individu peuvent être retranchés du document en cause, l’organisation est tenue de faire la communication en retranchant ces renseignements.
Le paragraphe (3) ne s’applique pas si l’intéressé a besoin des renseignements parce que la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est en danger. Notice 2000, c. 5, s. 9; 2001, c. 41, s. 82; 2005, c. 46, s. 57; 2006, c. 9, s. 223; 2015, c. 32, s. 9; 2019, c. 18, s. 61. DIVISION 1.1 Breaches of Security Safeguards Report requirements Contents of notification (c) any other prescribed factor. 2015, c. 32, s. 10. Disclosure of personal information Disclosure without consent 2015, c. 32, s. 10. Records 2015, c. 32, s. 10. DIVISION 2 Remedies Filing of Complaints Délai de l’avis
Subsection (1) does not apply if the third party consents to the access or the individual needs the information because an individual’s life, health or security is threatened.
Elle le fait le plus tôt possible après avoir conclu qu’il y a eu atteinte. Communication de renseignements personnels
(ii) the existence of any information that the organization has relating to a disclosure referred to in subparagraph (i), to a subpoena, warrant or order referred to in paragraph 7(3)(c) or to a request made by a government institution or a part of a government institution under subparagraph 7(3)(c.1)(i) or (ii); or Non-application (b) give the individual access to the information referred to in subparagraph (a)(ii). Notification and response (2.2) An organization to which subsection (2.1) applies (a) shall, in writing and without delay, notify the institution or part concerned of the request made by the individual; and (i) the day on which it is notified under subsection (2.3), and (ii) thirty days after the day on which the institution or part was notified. (2.3) Within thirty days after the day on which it is notified under subsection (2.2), the institution or part shall notify the organization whether or not the institution or part objects to the organization complying with the request. The institution or part may object only if the institution or part is of the opinion that compliance with the request could reasonably be expected to be injurious to (a) national security, the defence of Canada or the conduct of international affairs; (a.1) the detection, prevention or deterrence of money laundering or the financing of terrorist activities; or (b) the enforcement of any law of Canada, a province or a foreign jurisdiction, an investigation relating to the enforcement of any such law or the gathering of intelligence for the purpose of enforcing any such law. Prohibition (2.4) Despite clause 4.9 of Schedule 1, if an organization is notified under subsection (2.3) that the institution or part objects to the organization complying with the request, the organization (b) shall notify the Commissioner, in writing and without delay, of the refusal; and (c) shall not disclose to the individual (i) any information that the organization has relating to a disclosure to a government institution or a part of a government institution under paragraph 7(3)(c), subparagraph 7(3)(c.1)(i) or (ii) or paragraph 7(3)(c.2) or (d) or to a request made by a government institution under either of those subparagraphs, (ii) that the organization notified an institution or part under paragraph (2.2)(a) or the Commissioner under paragraph (b), or (iii) that the institution or part objects. When access may be refused
En plus des cas visés au paragraphe (7(3), pour l’application de l’article 4.3 de l’annexe 1 et malgré la note l’accompagnant, l’organisation peut communiquer des renseignements personnels à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement si : a) d’une part, la communication est faite à l’autre organisation, ou à l’institution gouvernementale ou à la subdivision d’une institution qui a été avisée de l’atteinte en application du paragraphe (1); b) d’autre part, elle n’est faite que pour réduire le risque de préjudice pour l’intéressé qui pourrait résulter de l’atteinte ou atténuer ce préjudice. Communication sans consentement
Despite the note that accompanies clause 4.9 of Schedule 1, an organization is not required to give access to personal information only if (a) the information is protected by solicitor-client privilege or the professional secrecy of advocates and notaries or by litigation privilege; (b) to do so would reveal confidential commercial information; (c) to do so could reasonably be expected to threaten the life or security of another individual; (c.1) the information was collected under paragraph 7(1)(b); (d) the information was generated in the course of a formal dispute resolution process; or (e) the information was created for the purpose of making a disclosure under the Public Servants Disclosure Protection Act or in the course of an investigation into a disclosure under that Act. However, in the circumstances described in paragraph (b) or (c), if giving access to the information would reveal confidential commercial information or could reasonably be expected to threaten the life or security of another individual, as the case may be, and that information is severable from the record containing any other information for which access is requested, the organization shall give the individual access after severing.
Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation peut, dans les cas visés au paragraphe (3), communiquer un renseignement personnel à des fins autres que celles auxquelles il a été recueilli. 2015, ch. 32, art. 10. Registre
Subsection (3) does not apply if the individual needs the information because an individual’s life, health or security is threatened. Non-application
Accès au registre ou copie
If an organization decides not to give access to personal information in the circumstances set out in paragraph (3)(c.1), the organization shall, in writing, so notify the Commissioner, and shall include in the notification any information that the Commissioner may specify. Sensory disability
Sur demande du commissaire, l’organisation lui donne accès à son registre ou lui en remet copie. 2015, ch. 32, art. 10.
(a) a version of the information already exists in that format; or (b) its conversion into that format is reasonable and necessary in order for the individual to be able to exercise rights under this Part. Report to Commissioner
Recours Dépôt des plaintes Violation 11 (1) Tout intéressé peut déposer auprès du commissaire une plainte contre une organisation qui contrevient à l’une des dispositions des sections 1 ou 1.1, ou qui omet de mettre en œuvre une recommandation énoncée dans l’annexe 1. Time limit Notice 2000, c. 5, s. 11; 2015, c. 32, s. 11. Investigations of Complaints (a) the complainant ought first to exhaust grievance or review procedures otherwise reasonably available; Exception Plaintes émanant du commissaire
Le commissaire peut lui-même prendre l’initiative d’une plainte s’il a des motifs raisonnables de croire qu’une enquête devrait être menée sur une question relative à l’application de la présente partie. Délai
The report shall contain the prescribed information and shall be made in the prescribed form and manner as soon as feasible after the organization determines that the breach has occurred. Notification to individual
Lorsqu’elle porte sur le refus d’accéder à une demande visée à l’article 8, la plainte doit être déposée dans les six mois suivant, selon le cas, le refus ou l’expiration du délai pour répondre à la demande, à moins que le commissaire n’accorde un délai supplémentaire. Avis
Unless otherwise prohibited by law, an organization shall notify an individual of any breach of security safeguards involving the individual’s personal information under the organization’s control if it is reasonable in the circumstances to believe that the breach creates a real risk of significant harm to the individual.
Le commissaire donne avis de la plainte à l’organisation visée par celle-ci. 2000, ch. 5, art. 11; 2015, ch. 32, art. 11. Examen des plaintes Examen des plaintes par le commissaire 12 (1) Le commissaire procède à l’examen de toute plainte dont il est saisi à moins qu’il estime celle-ci irrecevable pour un des motifs suivants : a) le plaignant devrait d’abord épuiser les recours internes ou les procédures d’appel ou de règlement des griefs qui lui sont normalement ouverts; b) la plainte pourrait avantageusement être instruite, dans un premier temps ou à toutes les étapes, selon des procédures prévues par le droit fédéral — à l’exception de la présente partie — ou provincial; c) la plainte n’a pas été déposée dans un délai raisonnable après que son objet a pris naissance. Exception
The notification shall contain sufficient information to allow the individual to understand the significance to them of the breach and to take steps, if any are possible, to reduce the risk of harm that could result from it or to mitigate that harm. It shall also contain any other prescribed information. Form and manner
Malgré le paragraphe (1), le commissaire n’a pas à examiner tout acte allégué dans la plainte qui, à son avis, constituerait, s’il était prouvé, une contravention à l’un des articles 6 à 9 de la Loi visant à promouvoir l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne par la réglementation de certaines pratiques qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique et modifiant la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur la concurrence, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur les télécommunications ou à l’article 52.01 de la Loi sur la concurrence ou un comportement susceptible d’examen visé à l’article 74.01 de cette loi. 2000, c. 5, s. 12; 2010, c. 23, s. 83. (b) administer oaths; (f) examine or obtain copies of or extracts from records found in any premises entered under paragraph (d) that contain any matter relevant to the investigation. Dispute resolution mechanisms
The notification shall be conspicuous and shall be given directly to the individual in the prescribed form and manner, except in prescribed circumstances, in which case it shall be given indirectly in the prescribed form and manner. Time to give notification
The Commissioner may delegate any of the powers set out in subsection (1) or (2). Return of records 2010, c. 23, s. 83. Discontinuance of Investigation (d) the matter is already the object of an ongoing investigation under this Part; (f) any of the circumstances mentioned in paragraph 12(1)(a), (b) or (c) apply; or 2010, c. 23, s. 83; 2015, c. 32, s. 12. Commissioner’s Report Contents (a) the Commissioner’s findings and recommendations; (d) the recourse, if any, that is available under section 14.
The notification shall be given as soon as feasible after the organization determines that the breach has occurred. Definition of significant harm
[Repealed, 2010, c. 23, s. 84] 2000, c. 5, s. 13; 2010, c. 23, s. 84. Application réglementation de certaines pratiques qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique et modifiant la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur la concurrence, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur les télécommunications ou à l’article 52.01 de la Loi sur la concurrence ou un comportement susceptible d’examen visé à l’article 74.01.01 de cette loi. Avis aux parties
For the purpose of this section, significant harm includes bodily harm, humiliation, damage to reputation or relationships, loss of employment, business or professional opportunities, financial loss, identity theft, negative effects on the credit record and damage to or loss of property. Real risk of significant harm — factors
Le commissaire avise le plaignant et l’organisation de la fin de l’examen et des motifs qui la justifient. 2010, ch. 23, art. 83; 2015, ch. 32, art. 12. Rapport du commissaire Contenu 13 (1) Dans l’année suivant, selon le cas, la date du dépôt de la plainte ou celle où il en a pris l’initiative, le commissaire dresse un rapport où : a) il présente ses conclusions et recommandations; b) il fait état de tout règlement intervenu entre les parties; c) il demande, s’il y a lieu, à l’organisation de lui donner avis, dans un délai déterminé, soit des mesures prises ou envisagées pour la mise en œuvre de ses recommandations, soit des motifs invoqués pour ne pas y donner suite; d) mentionne, s’il y a lieu, l’existence du recours prévu à l’article 14.
The factors that are relevant to determining whether a breach of security safeguards creates a real risk of significant harm to the individual include (a) the sensitivity of the personal information involved in the breach; (b) the probability that the personal information has been, is being or will be misused; and Notification to organizations
[Abrogé, 2010, ch. 23, art. 84] Transmission aux parties
Time to give notification
Le rapport est transmis sans délai au plaignant et à l’organisation. 2000, ch. 5, art. 13; 2010, ch. 23, art. 84. Audience de la Cour Demande 14 (1) Après avoir reçu le rapport du commissaire ou l’avis l’informant de la fin de l’examen de la plainte au titre du paragraphe 12.2(3), le plaignant peut demander que la Cour entende toute question qui a fait l’objet de la plainte — ou qui est mentionnée dans le rapport — et qui est visée aux articles 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.6, 4.7 ou 4.8 de Personal Information Protection and Electronic Documents DIVISION 2 Recourse Sections 14-16 For greater certainty 2000, c. 5, s. 14; 2010, c. 23, s. 85; 2015, c. 32, s. 13. Remedies 2000, c. 5, s. 16; 2015, c. 32, s. 14. Protection des renseignements personnels et documents électroniques
The notification shall be given as soon as feasible after the organization determines that the breach has occurred.
In addition to the circumstances set out in subsection (7), for the purpose of clause 4.3 of Schedule 1, and despite the note that accompanies that clause, an organization may disclose personal information without the knowledge or consent of the individual if (a) the disclosure is made to the other organization, the government institution or the part of a government institution that was notified of the breach under subsection (1); and (b) the disclosure is made solely for the purposes of reducing the risk of harm to the individual that could result from the breach or mitigating that harm.
Audience de la Cour
Despite clause 4.5 of Schedule 1, an organization may disclose personal information for purposes other than those for which it was collected in the circumstance set out in subsection (3).
l’annexe 1, aux articles 4.3, 4.5 ou 4.9 de cette annexe tels qu’ils sont modifiés ou clarifiés par les sections 1 ou 1.1, aux paragraphes 5(3) ou 8(6) ou (7), à l’article 10 ou à la section 1.1. Délai de la demande
Provision to Commissioner
La demande est faite dans l’année suivant la transmission du rapport ou de l’avis dans le délai supérieur que la Cour autorise avant ou après l’expiration de l’année. Précision
An organization shall, on request, provide the Commissioner with access to, or a copy of, a record. Contravention
Il est entendu que les paragraphes (1) et (2) s’appliquent de la même façon aux plaintes visées au paragraphe 11(2) qu’à celles visées au paragraphe 11(1). 2000, ch. 5, art. 14; 2010, ch. 23, art. 85; 2015, ch. 32, art. 13. Exercice du recours par le commissaire 15 S’agissant d’une plainte dont il n’a pas pris l’initiative, le commissaire a qualité pour : a) demander lui-même, dans le délai prévu à l’article 14, l’audition de toute question visée à cet article, avec le consentement du plaignant; b) comparaître devant la Cour au nom du plaignant qui a demandé l’audition de la question; c) comparaître, avec l’autorisation de la Cour, comme partie à la procédure. Réparations 16 La Cour peut, en sus de toute autre réparation qu’elle accorde : a) ordonner à l’organisation de revoir ses pratiques en vue de se conformer aux sections 1 et 1.1; b) lui ordonner de publier un avis énonçant les mesures prises ou envisagées pour corriger ses pratiques, que ces dernières aient ou non fait l’objet d’une ordonnance visée à l’alinéa a); c) accorder au plaignant des dommages-intérêts, notamment en réparation de l’humiliation subie. 2000, ch. 5, art. 16; 2015, ch. 32, art. 14. Summary hearings Precautions Terms (a) shall not apply to the Court for a hearing under subsection 14(1) or paragraph 15(a); and For greater certainty Procédure sommaire 17 (1) Le recours prévu aux articles 14 ou 15 est entendu et jugé sans délai et selon une procédure sommaire, à moins que la Cour ne l’estime contre-indiqué. Précautions à prendre
Commissioner may initiate complaint
À l’occasion des procédures relatives au recours prévu aux articles 14 ou 15, la Cour prend toutes les précautions possibles, notamment, s’il est indiqué, par le tenue d’audiences à huis clos et l’audition d’arguments en l’absence d’une partie, pour éviter que ne soient divulgués, de par son propre fait ou celui de quiconque, des renseignements qui justifient un refus de communication par l’organisation des renseignements demandés en vertu de l’article 4.9 de l’annexe 1. Accord de conformité Conclusion d’un accord de conformité
If the Commissioner is satisfied that there are reasonable grounds to investigate a matter under this Part, the Commissioner may initiate a complaint in respect of the matter.
Conditions
A complaint that results from the refusal to grant a request under section 8 must be filed within six months, or any longer period that the Commissioner allows, after the refusal or after the expiry of the time limit for responding to the request, as the case may be.
L’accord de conformité est assorti des conditions que le commissaire estime nécessaires pour faire respecter la présente partie. Effet de l’accord de conformité
The Commissioner shall give notice of a complaint to the organization against which the complaint was made. Examination of complaint by Commissioner
Lorsqu’un accord de conformité a été conclu, le commissaire : a) ne peut demander à la Cour, aux termes du paragraphe 14(1) ou de l’alinéa 15a), une audition à l’égard de toute question visée par l’accord; b) demande la suspension de toute demande d’audition d’une question visée par l’accord qu’il a faite et qui est pendante au moment de la conclusion de l’accord. Précision
(b) the complaint could more appropriately be dealt with, initially or completely, by means of a procedure provided for under the laws of Canada, other than this Part, or the laws of a province; or (c) the complaint was not filed within a reasonable period after the day on which the subject matter of the complaint arose.
Il est entendu que la conclusion de l’accord n’a pas pour effet d’empêcher les poursuites pour infraction à la présente loi, ou d’empêcher un plaignant — autre que le 2015, c. 32, s. 15. DIVISION 3 Audits To ensure compliance Accord respecté
Despite subsection (1), the Commissioner is not required to conduct an investigation in respect of an act alleged in a complaint if the Commissioner is of the opinion that the act, if proved, would constitute a contravention of any of sections 6 to 9 of An Act to promote the efficiency and adaptability of the Canadian economy by regulating certain activities that discourage reliance on electronic means of carrying out commercial activities, and to amend the Canadian Radio-television and Telecommunications Commission Act, the Competition Act, the Personal Information Protection and Electronic Documents Act and the Telecommunications Act or section 52.01 of the Competition Act or would constitute conduct that is reviewable under section 74.01 of that Act. Notification
Accord non respecté
The Commissioner shall notify the complainant and the organization that the Commissioner will not investigate the complaint or any act alleged in the complaint and give reasons. Compelling reasons
S’il estime que l’accord de conformité n’a pas été respecté, le commissaire envoie à l’organisation intéressée un avis de défaut. Il peut alors demander à la Cour : a) soit une ordonnance enjoignant à l’organisation de se conformer aux conditions de l’accord de conformité, en sus de toute autre réparation que la Cour peut accorder; b) soit une audition de la question, aux termes du paragraphe 14(1) ou de l’alinéa 15a), ou en cas de suspension de l’audition à la suite d’une demande faite aux termes de l’alinéa 17.1(3)b), le rétablissement de l’audition. Délai de la demande
The Commissioner may reconsider a decision not to investigate under subsection (1), if the Commissioner is satisfied that the complainant has established that there are compelling reasons to investigate. Powers of Commissioner
Malgré le paragraphe 14(2), la demande est faite dans l’année suivant l’envoi de l’avis de défaut ou dans le délai supérieur que la Cour autorise avant ou après l’expiration de l’année. 2015, c. 32, art. 15.
(a) summon and enforce the appearance of persons before the Commissioner and compel them to give oral or written evidence on oath and to produce any records and things that the Commissioner considers necessary to investigate the complaint, in the same manner and to the same extent as a superior court of record; (c) receive and accept any evidence and other information, whether on oath, by affidavit or otherwise, that the Commissioner sees fit, whether or not it is or would be admissible in a court of law; (d) at any reasonable time, enter any premises, other than a dwelling-house, occupied by an organization on satisfying any security requirements of the organization relating to the premises; (e) converse in private with any person in any premises entered under paragraph (d) and otherwise carry out in those premises any inquiries that the Commissioner sees fit; and
Vérifications Contrôle d’application 18 (1) Le commissaire peut, sur préavis suffisant et à toute heure convenable, procéder à la vérification des pratiques de l’organisation en matière de gestion des renseignements personnels s’il a des motifs raisonnables de croire que celle-ci a contrevenu à l’une des dispositions des sections 1 ou 1.1 ou n’a pas mis en œuvre une recommandation énoncée dans l’annexe 1; il a, à cette fin, le pouvoir : a) d’assigner et de contraindre des témoins à comparaître devant lui, à déposer verbalement ou par écrit sous la foi du serment et à produire les documents ou (b) administer oaths; (f) examine or obtain copies of or extracts from records found in any premises entered under paragraph (d) that contain any matter relevant to the audit. Return of records 2000, c. 5, s. 18; 2015, c. 32, s. 16. DIVISION 4 Disclosure of necessary information Incorporation du rapport
The Commissioner may attempt to resolve complaints by means of dispute resolution mechanisms such as mediation and conciliation. Delegation
Ce rapport peut être incorporé dans le rapport visé à l’article 25.
The Commissioner or the delegate shall return to a person or an organization any record or thing that they produced under this section within 10 days after they make a request to the Commissioner or the delegate, but nothing precludes the Commissioner or the delegate from again requiring that the record or thing be produced. Certificate of delegation
Dispositions générales Secret 20 (1) Sous réserve des paragraphes (2) à (7), 12(3), 12.2(3), 13(3), 19(1), 23(3) et 23.1(1) et de l’article 25, le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité sont tenus au secret en ce qui concerne les renseignements dont ils prennent connaissance par suite de l’exercice des attributions que la présente partie confère au commissaire, à l’exception de celles visées aux paragraphes 10.1(1) ou 10.3(2). Secret — déclarations et registre (1.1) Sous réserve des paragraphes (2) à (7), 12(3), 12.2(3), 13(3), 19(1), 23(3) et 23.1(1) et de l’article 25, le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité sont tenus au secret en ce qui concerne les renseignements contenus dans une déclaration faite en application du paragraphe 10.1(1) ou dans un registre obtenu en application du paragraphe 10.3(2). Intérêt public
Any person to whom powers set out in subsection (1) are delegated shall be given a certificate of the delegation and the delegate shall produce the certificate, on request, to the person in charge of any premises to be entered under paragraph (1)(d). Reasons
Le commissaire peut rendre publique toute information dont il prend connaissance par suite de l’exercice des attributions que la présente partie lui confère, s’il estime que cela est dans l’intérêt public. Communication de renseignements nécessaires
(a) there is insufficient evidence to pursue the investigation; (b) the complaint is trivial, frivolous or vexatious or is made in bad faith; (c) the organization has provided a fair and reasonable response to the complaint; (c.1) the matter is the object of a compliance agreement entered into under subsection 17.1(1); (e) the matter has already been the subject of a report by the Commissioner; (g) the matter is being or has already been addressed under a procedure referred to in paragraph 12(1)(a) or (b). Other reason
Il peut communiquer — ou autoriser les personnes agissant en son nom ou sous son autorité à communiquer — les renseignements qui, à son avis, sont nécessaires pour : a) examiner une plainte ou procéder à une vérification en vertu de la présente partie; b) motiver les conclusions et recommandations contenues dans les rapports prévus par la présente partie. Communication dans le cadre de certaines procédures
The Commissioner may discontinue an investigation in respect of an act alleged in a complaint if the Commissioner is of the opinion that the act, if proved, would constitute a contravention of any of sections 6 to 9 of An Act to promote the efficiency and adaptability of the Canadian economy by regulating certain activities that discourage reliance on electronic means of carrying out commercial activities, and to amend the Canadian Radio-television and Telecommunications Commission Act, the Competition Act, the Personal Information Protection and Electronic Documents Act and the Telecommunications Act or section 52.01 of the Competition Act or would constitute conduct that is reviewable under section 74.01.01 of that Act. Notification
Il peut également communiquer — ou autoriser les personnes agissant en son nom ou sous son autorité à communiquer — des renseignements dans le cadre des procédures intentées pour l’infraction visée à l’article 28; (d) an appeal from a decision of the Court; or Disclosure of breach of security safeguards Disclosure 2000, c. 5, s. 20; 2010, c. 23, s. 86; 2015, c. 32, ss. 17, 26. Personal Information Protection and Electronic Documents DIVISION 4 General Sections 21-23 (d) an appeal from a decision of the Court. 2000, c. 5, s. 22; 2015, c. 32, s. 18. Protection des renseignements personnels et documents électroniques
The Commissioner shall notify the complainant and the organization that the investigation has been discontinued and give reasons.
(b) any settlement that was reached by the parties; (c) if appropriate, a request that the organization give the Commissioner, within a specified time, notice of any action taken or proposed to be taken to implement the recommendations contained in the report or reasons why no such action has been or is proposed to be taken; and Report to parties
The report shall be sent to the complainant and the organization without delay. Hearing by Court
la présente partie confère au commissaire, le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité n’ont qualité pour témoigner que dans le cadre des procédures intentées pour l’infraction visée à l’article 28 ou pour l’infraction visée à l’article 132 du Code criminel (parjure) se rapportant à une déclaration faite en vertu de la présente partie, lors d’une audience de la Cour prévue par cette partie ou lors de l’appel de la décision rendue par celle-ci. Immunité du commissaire 22 (1) Le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité bénéficient de l’immunité en matière civile ou pénale pour les actes accomplis, les rapports établis et les paroles prononcées de bonne foi par suite de l’exercice effectif ou censé tel des attributions que la présente partie confère au commissaire. Diffamation
Ne peuvent donner lieu à poursuites pour diffamation : a) les paroles prononcées, les renseignements fournis ou les documents ou pièces produits de bonne foi au cours d’une vérification ou de l’examen d’une plainte effectué par le commissaire ou en son nom dans le cadre de la présente partie; b) les rapports établis de bonne foi par le commissaire dans le cadre de la présente partie, ainsi que les relations qui en sont faites de bonne foi pour des comptes rendus d’événements d’actualités. 2000, ch. 5, art. 22; 2015, ch. 32, art. 18. Consultation 23 (1) S’il l’estime indiqué ou si tout intéressé le lui demande, le commissaire peut, pour veiller à ce que les renseignements personnels soient protégés de la façon la plus uniforme possible, consulter toute personne ayant, au titre d’une loi provinciale, des attributions semblables à celles du commissaire en matière de protection de tels renseignements. Accords ou ententes avec les provinces
Hearing by Court is referred to in clause 4.1.3, 4.2, 4.3.3, 4.4, 4.6, 4.7 or 4.8 of Schedule 1, in clause 4.3, 4.5 or 4.9 of that Schedule as modified or clarified by Division 1 or 1.1, in subsection 5(3) or 8(6) or (7), in section 10 or in Division 1.1. Time for application
Il peut conclure des accords ou ententes avec toute personne visée au paragraphe (1) en vue : (d) develop procedures for sharing information referred to in subsection (3).
A complainant shall make an application within one year after the report or notification is sent or within any longer period that the Court may, either before or after the expiry of that year, allow.
The procedures referred to in paragraph (2)(d) shall 2000, c. 5, s. 23; 2010, c. 23, s. 87. Arrangements a) soit a des attributions semblables a celles du commissaire en matiere de protection de renseignements personnels; b) soit est chargé de réprimer des comportements essentiellement semblables a ceux qui constituent des contraventions au titre de la présente partie. Renseignements
For greater certainty, subsections (1) and (2) apply in the same manner to complaints referred to in subsection 11(2) as to complaints referred to in subsection 11(1). Commissioner may apply or appear
Les renseignements que le commissaire est autorisé a communiquer au titre du paragraphe (1) sont les suivants: a) ceux qui, selon lui, pourraient être utiles a une enquête ou a une poursuite — en cours ou éventuelle — relative a une contravention a une loi de l'État étranger visant des comportements essentiellement semblables a ceux qui constituent des contraventions au titre de la présente partie; b) ceux dont il croit que la communication est nécessaire afin d'obtenir de la personne ou de l'organisme des renseignements qui pourraient être utiles a l'examen d'une plainte — en cours ou éventuelle — au titre de la présente partie. Ententes écrites
(a) apply to the Court, within the time limited by section 14, for a hearing in respect of any matter described in that section, if the Commissioner has the consent of the complainant; (b) appear before the Court on behalf of any complainant who has applied for a hearing under section 14; or (c) with leave of the Court, appear as a party to any hearing applied for under section 14.
Le commissaire ne peut communiquer les renseignements a la personne ou a l'organisme visé au paragraphe (1) que s'il a conclu avec la personne ou l'organisme une entente écrite qui, a la fois : a) précise que seuls les renseignements nécessaires aux fins prévues aux alinéas (2)a) et b) peuvent être communiqués; b) précise que les renseignements ne peuvent être utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été communiqués; c) prévoit que les renseignements seront traités de manière confidentielle et ne seront pas communiqués sans le consentement exprès du commissaire. Conclusion d'ententes
(a) order an organization to correct its practices in order to comply with Divisions 1 and 1.1; (b) order an organization to publish a notice of any action taken or proposed to be taken to correct its practices, whether or not ordered to correct them under paragraph (a); and (c) award damages to the complainant, including damages for any humiliation that the complainant has suffered.
Le commissaire peut conclure des ententes avec toute personne ou tout organisme visé au paragraphe (1), ou avec plusieurs d'entre eux, en vue : a) d'assurer une coopération en matière de contrôle d'application des lois portant sur la protection des renseignements personnels, notamment la communication des renseignements visés au paragraphe (2) et la mise en place de mécanismes pour l'instruction des plaintes dans lesquelles ils ont un intérêt mutuel; (b) establish procedures for sharing information referred to in subsection (2); (d) undertake and publish research related to the protection of personal information; 2010, c. 23, s. 87. 2000, c. 5, s. 24; 2015, c. 32, s. 19. Consultation 2000, c. 5, s. 25; 2015, c. 32, s. 20. (a.01) [Repealed, 2015, c. 32, s. 21] (a.1) specifying information or classes of information for the purpose of paragraph 7(1)(d), (2)(c.1) or (3)(h.1); (b) specifying information to be kept and maintained under subsection 10.3(1); and Orders (c) amend Schedule 4. 2000, c. 5, s. 26; 2015, c. 32, s. 21; c. 36, s. 165. 2000, c. 5, s. 27; 2015, c. 32, s. 22. Personal Information Protection and Electronic Documents DIVISION 4 General Provisions Sections 27-28 2000, c. 5, s. 27; 2015, c. 32, s. 22. (d) the employer believes that the employee will do anything referred to in paragraph (a), (b) or (c). Saving Definitions 2000, c. 5, s. 27.1; 2015, c. 32, s. 23. Protection des renseignements personnels et documents électroniques
In any proceedings arising from an application made under section 14 or 15, the Court shall take every reasonable precaution, including, when appropriate, receiving representations ex parte and conducting hearings in camera, to avoid the disclosure by the Court or any person of any information or other material that the organization would be authorized to refuse to disclose if it were requested under clause 4.9 of Schedule 1. Compliance Agreements Compliance agreement
Interdiction
A compliance agreement may contain any terms that the Commissioner considers necessary to ensure compliance with this Part. Effect of compliance agreement — no application
a) l’employé, agissant de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables, a informé le commissaire que l’employeur ou une autre personne a contrevenu à l’une des dispositions des sections 1 ou 1.1, ou a l’intention d’y contrevenir; b) l’employé, agissant de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables, a refusé ou a fait part de son intention de refuser d’accomplir un acte qui constitue une contravention à l’une des dispositions des sections 1 ou 1.1; c) l’employé, agissant de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables, a accompli ou a fait part de son intention d’accomplir un acte nécessaire pour empêcher la contravention à l’une des dispositions des sections 1 ou 1.1; d) l’employeur croit que l’employé accomplira un des actes prévus aux alinéas a), b) ou c). Précision
When a compliance agreement is entered into, the Commissioner, in respect of any matter covered under the agreement, (b) shall apply to the court for the suspension of any pending applications that were made by the Commissioner under those provisions.
Le présent article n’a pas pour effet de restreindre les droits d’un employé, que ce soit en général ou dans le cadre d’un contrat de travail ou d’une convention collective. Définitions
For greater certainty, a compliance agreement does not preclude (a) an individual from applying for a hearing under section 14; or Agreement complied with
Dans le présent article, employé s’entend notamment d’un travailleur autonome et employeur a un sens correspondant. 2000, ch. 5, art. 27.1; 2015, ch. 32, art. 23. Infraction et peine 28 Quiconque contrevient sciemment au paragraphe 8(8), à l’article 10.1 ou aux paragraphes 10.3(1) ou 27.1(1) entrave l’action du commissaire — ou de son délégué — dans le cadre d’une vérification ou de l’examen d’une plainte commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité : a) par procédure sommaire, une amende maximale de 10 000 $; 2000, c. 5, s. 28; 2015, c. 32, s. 24. DIVISION 5 Transitional Provisions Application Application Expiry date Expiry date PART 2 Electronic Documents Interpretation Definitions data means representations of information or concepts, in any form. (données) secure electronic signature means an electronic signature that results from the application of a technology or process prescribed by regulations made under subsection 48(1). (signature électronique sécurisée) Electronic Alternatives Collection, storage, etc. Electronic payment Electronic version of statutory form Statutory manner of filing documents Statutory manner of submitting information Authority to prescribe form, etc. Meaning of filing Retention of documents prévoyant le dépôt d’une version électronique du document. La version électronique du document déposée conformément à ces règlements est assimilée au document déposé conformément à la disposition. Mode de transmission de l’information d’origine législative
Agreement not complied with
L’autorité responsable, à l’égard de toute disposition d’une loi fédérale qui prévoit un mode de transmission non électronique de l’information, peut prendre des règlements en prévoyant un mode de transmission électronique. L’information transmise conformément à ces règlements est assimilée à l’information transmise conformément à la disposition. Pouvoir de prescrire des formulaires
If the Commissioner is of the opinion that an organization is not complying with the terms of a compliance agreement, the Commissioner shall notify the organization and may apply to the Court for (a) an order requiring the organization to comply with the terms of the agreement, in addition to any other remedies it may give; or (b) a hearing under subsection 14(1) or paragraph 15(a) or to reinstate proceedings that have been suspended as a result of an application made under paragraph 17.1(3)(b). Time for application
Le pouvoir conféré par un texte législatif de publier, de prescrire ou d’établir un formulaire, ou d’établir un mode de dépôt d’un document ou mode de transmission de l’information comprend le pouvoir de publier, de prescrire ou d’établir un formulaire électronique, ou d’établir un mode électronique de dépôt du document ou de transmission de l’information, selon le cas. Définition de dépôt
Despite subsection 14(2), the application shall be made within one year after notification is sent or within any longer period that the Court may, either before or after the expiry of that year, allow.
Au présent article, est assimilée au dépôt toute forme de transmission, quelle que soit la désignation de celle-ci. Preuve par documents 36 La disposition d’un texte législatif qui prévoit qu’un certificat ou autre document portant la signature d’un ministre ou d’un fonctionnaire public fait foi de son contenu et est admissible en preuve également, sous réserve du texte législatif, la version électronique du certificat ou autre document si la version électronique porte la signature électronique sécurisée du ministre ou du fonctionnaire public. Conservation des documents 37 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige la conservation d’un document pour une période déterminée, l’obligation à l’égard d’un document électronique, la conservation du document électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies : a) le document électronique est conservé pour la période déterminée sous la forme dans laquelle il a été fait, envoyé ou reçu, ou sous une forme qui ne modifie en rien l’information qu’il contient; Seals Requirements to provide documents or information Writing requirements Original documents Signatures Statements declaring truth, etc. Copies Characteristics Contents prendre des règlements pour prévoir des technologies ou des procédés pour l’application de la définition de signature électronique sécurisée au paragraphe 31(1). Critères
(a) summon and enforce the appearance of persons before the Commissioner and compel them to give oral or written evidence on oath and to produce any records and things that the Commissioner considers necessary for the audit, in the same manner and to the same extent as a superior court of record; (c) receive and accept any evidence and other information, whether on oath, by affidavit or otherwise, that the Commissioner sees fit, whether or not it is or would be admissible in a court of law; (d) at any reasonable time, enter any premises, other than a dwelling-house, occupied by the organization on satisfying any security requirements of the organization relating to the premises; (e) converse in private with any person in any premises entered under paragraph (d) and otherwise carry out in those premises any inquiries that the Commissioner sees fit; and Delegation
Le gouverneur en conseil ne peut prévoir une technologie ou un procédé que s’il est convaincu qu’il peut être établi ce qui suit : a) la signature électronique résultant de l’utilisation de la technologie ou du procédé est propre à l’utilisateur; b) l’utilisation de la technologie ou du procédé pour l’incorporation, l’adjonction ou l’association de la signature électronique de l’utilisateur au document électronique se fait sous la seule responsabilité de ce dernier; c) la technologie ou le procédé permet d’identifier l’utilisateur; d) la signature électronique peut être liée au document électronique de façon à permettre de vérifier si le document a été modifié depuis que la signature électronique a été intégrée, jointe ou associée au document. Effet d’une disposition modifiée ou abrogée
The Commissioner may delegate any of the powers set out in subsection (1).
La modification ou l’abrogation d’une disposition d’un règlement pris en vertu du paragraphe (1) qui a pour effet de supprimer une technologie ou un procédé du règlement n’a pas pour effet d’invalider la signature électronique résultant de l’utilisation de la technologie ou du procédé qui était mentionné dans le règlement. Modification des annexes 49 Pour l’application des articles 38 à 47, l’autorité responsable, à l’égard d’une disposition d’un texte législatif, peut par décret modifier l’annexe 2 ou 3 par adjonction ou suppression de la mention du texte législatif ou de la disposition. Règlements 50 (1) Pour l’application des articles 41 à 47, l’autorité responsable, à l’égard d’une disposition d’un texte législatif, peut prendre des règlements visant l’application de ces articles à la disposition. Contenu
The Commissioner or the delegate shall return to a person or an organization any record or thing they produced under this section within ten days after they make a request to the Commissioner or the delegate, but nothing precludes the Commissioner or the delegate from again requiring that the record or thing be produced. Certificate of delegation
Sans que soit limitée la portée générale du paragraphe (1), les règlements qui y sont prévus peuvent comprendre des règles visant notamment : (b) the format of an electronic document; (f) any matter necessary for the purposes of the application of sections 41 to 47. PART 3 52 to 57 [Amendments] PART 4 PART 5 60 to 71 [Amendments] PART 6 SCHEDULE 1 (Section 5)
Any person to whom powers set out in subsection (1) are delegated shall be given a certificate of the delegation and the delegate shall produce the certificate, on request, to the person in charge of any premises to be entered under paragraph (1)(d). Report of findings and recommendations
Reports may be included in annual reports
The report may be included in a report made under section 25. General Confidentiality
Confidentiality — reports and records (1.1) Subject to subsections (2) to (7), 12(3), 12.2(3), 13(3), 19(1), 23(3) and 23.1(1) and section 25, the Commissioner or any person acting on behalf or under the direction of the Commissioner shall not disclose any information contained in a report made under subsection 10.1(1) or in a record obtained under subsection 10.3(2). Public interest
(a) implementing procedures to protect personal information; (d) developing information to explain the organization’s policies and procedures.
The Commissioner may, if the Commissioner considers that it is in the public interest to do so, make public any information that comes to his or her knowledge in the performance or exercise of any of his or her duties or powers under this Part.
The Commissioner may disclose, or may authorize any person acting on behalf or under the direction of the Commissioner to disclose, information that in the Commissioner’s opinion is necessary to (a) conduct an investigation or audit under this Part; or (b) establish the grounds for findings and recommendations contained in any report under this Part. Disclosure in the course of proceedings
The Commissioner may disclose, or may authorize any person acting on behalf or under the direction of the Commissioner to disclose, information in the course of (a) a prosecution for an offence under section 28; (b) a prosecution for an offence under section 132 of the Criminal Code (perjury) in respect of a statement made under this Part; (c) a hearing before the Court under this Part; (e) a judicial review in relation to the performance or exercise of any of the Commissioner's duties or powers under this Part. Disclosure of offence authorized
The Commissioner may disclose to the Attorney General of Canada or of a province, as the case may be, information relating to the commission of an offence against any law of Canada or a province on the part of an officer or employee of an organization if, in the Commissioner's opinion, there is evidence of an offence.
The Commissioner may disclose, or may authorize any person acting on their behalf or under the direction of the Commissioner to disclose to a government institution or a part of a government institution, any information contained in a report made under subsection 10.1(1) or in a record obtained under subsection 10.3(2) if the Commissioner has reasonable grounds to believe that the information could be useful in the investigation of a contravention of the laws of Canada or a province that has been, is being or is about to be committed.
The Commissioner may disclose information, or may authorize any person acting on behalf or under the direction of the Commissioner to disclose information, in the course of proceedings in which the Commissioner has intervened under paragraph 50(c) of An Act to promote the efficiency and adaptability of the Canadian economy by regulating certain activities that discourage reliance on electronic means of carrying out commercial activities, and to amend the Canadian Radio-television and Telecommunications Commission Act, the Competition Act, the Personal Information Protection and Electronic Documents Act and the Telecommunications Act or in accordance with subsection 58(3) or 60(1) of that Act. Not competent witness
witness in respect of any matter that comes to their knowledge as a result of the performance or exercise of any of the Commissioner's duties or powers under this Part in any proceeding other than (a) a prosecution for an offence under section 28; (b) a prosecution for an offence under section 132 of the Criminal Code (perjury) in respect of a statement made under this Part; (c) a hearing before the Court under this Part; or Protection of Commissioner
Defamation
No action lies in defamation with respect to (a) anything said, any information supplied or any record or thing produced in good faith in the course of the investigation or audit carried out by or on behalf of the Commissioner under this Part; and (b) any report made in good faith by the Commissioner under this Part and any fair and accurate account of the report made in good faith for the purpose of news reporting. Consultations with provinces
Agreements or arrangements with provinces
The Commissioner may enter into agreements or arrangements with any person referred to in subsection (1) in order to (a) coordinate the activities of their offices and the office of the Commissioner, including to provide for mechanisms for the handling of any complaint in which they are mutually interested; (b) undertake and publish research or develop and publish guidelines or other instruments related to the protection of personal information; (c) develop model contracts or other instruments for the protection of personal information that is collected, used or disclosed interprovincially or internationally; and Sharing of information with provinces
The Commissioner may, in accordance with any procedure established under paragraph (2)(d), share information with any person referred to in subsection (1), if the information (a) could be relevant to an ongoing or potential investigation of a complaint or audit under this Part or provincial legislation that has objectives that are similar to this Part; or (b) could assist the Commissioner or that person in the exercise of their functions and duties with respect to the protection of personal information. Purpose and confidentiality (a) restrict the use of the information to the purpose for which it was originally shared; and (b) stipulate that the information be treated in a confidential manner and not be further disclosed without the express consent of the Commissioner. Disclosure of information to foreign state
(a) functions and duties similar to those of the Commissioner with respect to the protection of personal information; or (b) responsibilities that relate to conduct that is substantially similar to conduct that would be in contravention of this Part. Information that can be shared
The information that the Commissioner is authorized to disclose under subsection (1) is information that the Commissioner believes (a) would be relevant to an ongoing or potential investigation or proceeding in respect of a contravention of the laws of a foreign state that address conduct that is substantially similar to conduct that would be in contravention of this Part; or (b) is necessary to disclose in order to obtain from the person or body information that may be useful to an ongoing or potential investigation or audit under this Part. Written arrangements
The Commissioner may only disclose information to the person or body referred to in subsection (1) if the Commissioner has entered into a written arrangement with that person or body that (a) limits the information to be disclosed to that which is necessary for the purpose set out in paragraph (2)(a) or (b); (b) restricts the use of the information to the purpose for which it was originally shared; and (c) stipulates that the information be treated in a confidential manner and not be further disclosed without the express consent of the Commissioner.
The Commissioner may enter into arrangements with one or more persons or bodies referred to in subsection (1) in order to (a) provide for cooperation with respect to the enforcement of laws protecting personal information, including the sharing of information referred to in subsection (2) and the provision of mechanisms for the handling of any complaint in which they are mutually interested; (c) develop recommendations, resolutions, rules, standards or other instruments with respect to the protection of personal information; (e) share knowledge and expertise by different means, including through staff exchanges; or (f) identify issues of mutual interest and determine priorities pertaining to the protection of personal information. Promoting the purposes of the Part
(a) develop and conduct information programs to foster public understanding, and recognition of the purposes, of this Part; (b) undertake and publish research that is related to the protection of personal information, including any such research that is requested by the Minister of Industry; (c) encourage organizations to develop detailed policies and practices, including organizational codes of practice, to comply with Divisions 1 and 1.1; and (d) promote, by any means that the Commissioner considers appropriate, the purposes of this Part. Annual report
Before preparing the report, the Commissioner shall consult with those persons in the provinces who, in the Commissioner's opinion, are in a position to assist the Commissioner in making a report respecting personal information that is collected, used or disclosed interprovincially or internationally. Regulations
(a) specifying, by name or by class, what is a government institution or part of a government institution for the purposes of any provision of this Part; (c) prescribing anything that by this Part is to be prescribed.
The Governor in Council may, by order, (a) provide that this Part is binding on any agent of Her Majesty in right of Canada to which the Privacy Act does not apply; (b) if satisfied that legislation of a province that is substantially similar to this Part applies to an organization, a class of organizations, an activity or a class of activities, exempt the organization, activity or class from the application of this Part in respect of the collection, use or disclosure of personal information that occurs within that province; and Whistleblowing
Confidentiality
The Commissioner shall keep confidential the identity of a person who has notified the Commissioner under subsection (1).
subsection (1) and to whom an assurance of confidentiality has been provided by the Commissioner. Prohibition
(a) the employee, acting in good faith and on the basis of reasonable belief, has disclosed to the Commissioner that the employer or any other person has contravened or intends to contravene a provision of Division 1 or 1.1; (b) the employee, acting in good faith and on the basis of reasonable belief, has refused or stated an intention of refusing to do anything that is a contravention of a provision of Division 1 or 1.1; (c) the employee, acting in good faith and on the basis of reasonable belief, has done or stated an intention of doing anything that is required to be done in order that a provision of Division 1 or 1.1 not be contravened; or
Nothing in this section impairs any right of an employee either at law or under an employment contract or collective agreement.
In this section, employee includes an independent contractor and employer has a corresponding meaning. Offence and punishment
(a) an offence punishable on summary conviction and liable to a fine not exceeding $10,000; or (b) an indictable offence and liable to a fine not exceeding $100,000. Review of Part by parliamentary committee *29 (1) The administration of this Part shall, every five years after this Part comes into force, be reviewed by the committee of the House of Commons, or of both Houses of Parliament, that may be designated or established by Parliament for that purpose. * [Note: Part 1 in force January 1, 2001, see SI/2000-29.] Review and report
The committee shall undertake a review of the provisions and operation of this Part and shall, within a year after the review is undertaken or within any further period that the House of Commons may authorize, submit a report to Parliament that includes a statement of any changes to this Part or its administration that the committee recommends.
(1.1) This Part does not apply to any organization in respect of personal health information that it collects, uses or discloses. *(2) Subsection (1) ceases to have effect three years after the day on which this section comes into force. * [Note: Section 30 in force January 1, 2001, see SI/2000-29.] *2.1 Subsection (1.1) ceases to have effect one year after the day on which this section comes into force. * [Note: Section 30 in force January 1, 2001, see SI/2000-29.]
electronic document means data that is recorded or stored on any medium or in by a computer system or other similar device and that can be read or perceived by a person or a computer system or other similar device. It includes a display, printout or other output of that data. (document électronique) electronic signature means a signature that consists of one or more letters, characters, numbers or other symbols in digital form incorporated in, attached to or associated with an electronic document. (signature électronique) federal law means an Act of Parliament or an instrument, regardless of its name, issued, made or established under an Act of Parliament or a prerogative of the Crown, other than an instrument issued, made or established under the Yukon Act, the Northwest Territories Act or the Nunavut Act. (texte législatif) responsible authority, in respect of a provision of a federal law, means (a) if the federal law is an Act of Parliament, the minister responsible for that provision; (b) if the federal law is an instrument issued, made or established under an Act of Parliament or a prerogative of the Crown, the person or body who issued, made or established the instrument; or (c) despite paragraph (a) or (b), the person or body designated by the Governor in Council under subsection (2). (autorité responsable) Designation
The Governor in Council may, by order, for the purposes of this Part, designate any person, including any member of the Queen’s Privy Council for Canada, or body to be the responsible authority in respect of a provision of a federal law if the Governor in Council is of the opinion that it is appropriate to do so in the circumstances. Purpose Purpose
If a non-electronic manner of filing a document is set out in a provision of an Act of Parliament, the responsible authority in respect of that provision may make regulations respecting an electronic manner of filing the document. regulations respecting the filing of an electronic version of the document, and an electronic version of the document filed in accordance with those regulations is to be considered as a document filed in accordance with the provision.
If a non-electronic manner of submitting information is set out in a provision of an Act of Parliament, the responsible authority in respect of that provision may make regulations respecting the manner of submitting the information using electronic means, and information submitted in accordance with those regulations is to be considered as information submitted in accordance with the provision.
The authority under a federal law to issue, prescribe or in any other manner establish a form, or to establish the manner of filing a document or submitting information, includes the authority to issue, prescribe or establish an electronic form, or to establish an electronic manner of filing the document or submitting information, as the case may be.
In this section, filing includes all manner of submitting, regardless of how it is designated. Documents as evidence or proof
(a) the electronic document is retained for the specified period in the format in which it was made, sent or received, or in a format that does not change the information contained in the electronic document that was originally made, sent or received; (b) the information in the electronic document will be readable or perceivable by any person who is entitled to have access to the electronic document or who is authorized to require the production of the electronic document; and (c) if the electronic document was sent or received, any information that identifies the origin and destination of the electronic document and the date and time when it was sent or received is also retained. Notarial act
(a) the electronic version of the document is recognized as a notarial act under the laws of the province of Quebec; and (b) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3.
(a) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; (b) both persons have agreed to the document or information being provided in electronic form; and (c) the document or information in electronic form will be under the control of the person to whom it is provided and will be readable or perceivable so as to be usable for subsequent reference.
(a) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; and (b) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with.
(a) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; (b) the electronic document contains a secure electronic signature that was added when the electronic document was first generated in its final form and that can be used to verify that the electronic document has not been changed since that time; and (c) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with.
(a) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; and (b) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with. Statements made under oath
(a) the person who makes the statement signs it with that person’s secure electronic signature; (b) the person before whom the statement was made, and who is authorized to take statements under oath or solemn affirmation, signs it with that person’s secure electronic signature. (c) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; and (d) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with.
(a) the person signs it with that person’s secure electronic signature; (b) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; and (c) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with. Witnessed signatures
(a) each signatory and each witness signs the electronic document with their secure electronic signature; (b) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; and (c) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with.
(a) the federal law or the provision is listed in Schedule 2 or 3; and (b) the regulations respecting the application of this section to the provision have been complied with. Regulations and Orders Regulations
make regulations prescribing technologies or processes for the purpose of the definition secure electronic signature in subsection 31(1).
The Governor in Council may prescribe a technology or process only if the Governor in Council is satisfied that it can be proved that (a) the electronic signature resulting from the use by a person of the technology or process is unique to the person; (b) the use of the technology or process by a person to incorporate, attach or associate the person’s electronic signature to an electronic document is under the sole control of the person; (c) the technology or process can be used to identify the person using the technology or process; and (d) the electronic signature can be linked with an electronic document in such a way that it can be used to determine whether the electronic document has been changed since the electronic signature was incorporated in, attached to or associated with the electronic document. Effect of amendment or repeal
An amendment to or repeal of any provision of a regulation made under subsection (1) that has the effect of removing a prescribed technology or process from the regulation does not, by itself, affect the validity of any electronic signature resulting from the use of that technology or process while it was prescribed. Amendment of schedules
Regulations
Without restricting the generality of subsection (1), the regulations that may be made may include rules respecting any of the following: (a) the technology or process that must be used to make or send an electronic document; (c) the place where an electronic document is to be made or sent; (d) the time and circumstances when an electronic document is to be considered to be sent or received and the place where it is considered to have been sent or received; (e) the technology or process to be used to make or verify an electronic signature and the manner in which it is to be used; and Minimum rules
Without restricting the generality of subsection (1), if a provision referred to in any of sections 41 to 47 requires a person to provide another person with a document or information, the rules set out in the regulations respecting the application of that section to the provision may be that (a) both persons have agreed to the document or information being provided in electronic form; and (b) the document or information in electronic form will be under the control of the person to whom it is provided and will be readable or perceivable so as to be usable for subsequent reference. Incorporation by reference
Regulations may incorporate by reference the standards or specifications of any government, person or organization, either as they read at a fixed time or as they are amended from time to time. Effect of striking out listed provision
Amendments to the Canada Evidence Act Amendments to the Statutory Instruments Act
Amendments to the Statute Revision Act Coming into Force Coming into force
(a) in the case of Parts 1 and 2 or any provision of those Parts, the Minister of Industry; and (b) in the case of Parts 3 to 5 or any provision of those Parts, the Minister of Justice. [Note: Parts 2, 3 and 4 in force May 1, 2000; Part 1 in force January 1, 2001, see SI/2000-29; Part 5 in force June 1, 2009, see SI/2009-42.] Principles Set Out in the National Standard of Canada Entitled Model Code for the Protection of Personal Information, CAN/CSA-Q830-96
An organization is responsible for personal information under its control and shall designate an individual or individuals who are accountable for the organization’s compliance with the following principles. Accountability for the organization’s compliance with the principles rests with the designated individual(s), even though other individuals within the organization may be responsible for the day-to-day collection and processing of personal information. In addition, other individuals within the organization may be delegated to act on behalf of the designated individual(s). The identity of the individual(s) designated by the organization to oversee the organization’s compliance with the principles shall be made known upon request. An organization is responsible for personal information in its possession or custody, including information that has been transferred to a third party for processing. The organization shall use contractual or other means to provide a comparable level of protection while the information is being processed by a third party. Organizations shall implement policies and practices to give effect to the principles, including (b) establishing procedures to receive and respond to complaints and inquiries; (c) training staff and communicating to staff information about the organization’s policies and practices; and
The purposes for which personal information is collected shall be identified by the organization at or before the time the information is collected. The organization shall document the purposes for which personal information is collected in order to comply with the Openness principle (Clause 4.8) and the Individual Access principle (Clause 4.9). Identifying the purposes for which personal information is collected at or before the time of collection allows organizations to determine the information they need to collect to fulfill these purposes. The Limiting Collection principle (Clause 4.4) requires an organization to collect only that information necessary for the purposes that have been identified. The identified purposes should be specified at or before the time of collection to the individual from whom the personal information is collected. Depending upon the way in which the information is collected, this can be done orally or in writing. An application form, for example, may give notice of the purposes. When personal information that has been collected is to be used for a purpose not previously identified, the new purpose shall be identified prior to use. Unless the new purpose is required by law, the consent of the individual is required before information can be used for that purpose. For an elaboration on consent, please refer to the Consent principle (Clause 4.3). Persons collecting personal information should be able to explain to individuals the purposes for which the information is being collected. This principle is linked closely to the Limiting Collection principle (Clause 4.4) and the Limiting Use, Disclosure, and Retention principle (Clause 4.5). The knowledge and consent of the individual are required for the collection, use, or disclosure of personal information, except where inappropriate. Note: In certain circumstances personal information can be collected, used, or disclosed without the knowledge and consent of the individual. For example, legal, medical, or security reasons may make it impossible or impractical to seek consent. When information is being collected for the
SCHEDULE 1 Principles Set Out in the National Standard of Canada Entitled Model Code for the Protection of Personal Information, CAN/CSA-Q830-96 detection and prevention of fraud or for law enforcement, seeking the consent of the individual might defeat the purpose of collecting the information. Seeking consent may be impossible or inappropriate when the individual is a minor, seriously ill, or mentally incapacitated. In addition, organizations that do not have a direct relationship with the individual may not always be able to seek consent. For example, seeking consent may be impractical for a charity or a direct-marketing firm that wishes to acquire a mailing list from another organization. In such cases, the organization providing the list would be expected to obtain consent before disclosing personal information. Consent is required for the collection of personal information and the subsequent use or disclosure of this information. Typically, an organization will seek consent for the use or disclosure of the information at the time of collection. In certain circumstances, consent with respect to use or disclosure may be sought after the information has been collected but before use (for example, when an organization wants to use information for a purpose not previously identified). The principle requires “knowledge and consent.” Organizations shall make a reasonable effort to ensure that the individual is advised of the purposes for which the information will be used. To make the consent meaningful, the purposes must be stated in such a manner that the individual can reasonably understand how the information will be used or disclosed. An organization shall not, as a condition of the supply of a product or service, require an individual to consent to the collection, use, or disclosure of information beyond that required to fulfill the explicitly specified, and legitimate purposes. The form of the consent sought by the organization may vary, depending upon the circumstances and the type of information. In determining the form of consent to use, organizations shall take into account the sensitivity of the information. Although some information (for example, medical records and income records) is almost always considered to be sensitive, any information can be sensitive, depending on the context. For example, the names and addresses of subscribers to a newsmagazine would generally not be considered sensitive information. However, the names and addresses of subscribers to some special-interest magazines might be considered sensitive. In obtaining consent, the reasonable expectations of the individual are also relevant. For example, an individual buying a subscription to a magazine should reasonably expect that the organization, in addition to using the individual’s name and address for mailing and billing purposes, would also contact the person to solicit the renewal of the subscription. In this case, the organization can assume that the individual’s request constitutes consent for specific purposes. On the other hand, an individual would not reasonably expect that personal information given to a health-care professional would be given to a company selling health-care products, unless consent were obtained. Consent shall not be obtained through deception. The way in which an organization seeks consent may vary, depending on the circumstances and the type of information collected. An organization should generally seek express consent when the information is likely to be considered sensitive. Implied consent would generally be appropriate when the information is less sensitive. Consent can also be given by an authorized representative (such as a legal guardian or a person having power of attorney). Individuals can give consent in many ways. For example: (a) an application form may be used to seek consent, collect information, and inform the individual of the use that will be made of the information. By completing and signing the form, the individual is giving consent to the collection and the specified uses; (b) a checkoff box may be used to allow individuals to request that their names and addresses not be given to other organizations. Individuals who do not check the box are assumed to consent to the transfer of this information to third parties; (c) consent may be given orally when information is collected over the telephone; or An individual may withdraw consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. The organization shall inform the individual of the implications of such withdrawal. The collection of personal information shall be limited to that which is necessary for the purposes identified by the organization. Information shall be collected by fair and lawful means. Organizations shall not collect personal information indiscriminately. Both the amount and the type of information collected shall be limited to that which is necessary to fulfill the purposes identified. Organizations shall specify the type of information collected as part of their information-handling policies and practices, in accordance with the Openness principle (Clause 4.8). The requirement that personal information be collected by fair and lawful means is intended to prevent organizations from collecting information by misleading or deceiving individuals about the purpose for which information is being collected. This requirement implies that consent with respect to collection must not be obtained through deception. This principle is linked closely to the Identifying Purposes principle (Clause 4.2) and the Consent principle (Clause 4.3). 4.5 Principle 5 — Limiting Use, Disclosure, and Retention Personal information shall not be used or disclosed for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required by law. Personal information shall be retained only as long as necessary for the fulfillment of those purposes. Organizations should develop guidelines and implement procedures with respect to the retention of personal information. These guidelines should include minimum and maximum retention periods. Personal information that has been used to make a decision about an individual shall be retained long enough to allow the individual access to the information after the decision has been made. An organization may be subject to legislative requirements with respect to retention periods. Personal information that is no longer required to fulfil the identified purposes should be destroyed, erased, or made anonymous. Organizations shall develop guidelines and implement procedures to govern the destruction of personal information. This principle is closely linked to the Consent principle (Clause 4.3), the Identifying Purposes principle (Clause 4.2), and the Individual Access principle (Clause 4.9). 4.6 Principle 6 — Accuracy Personal information shall be as accurate, complete, and up-to-date as is necessary for the purposes for which it is to be used. The extent to which personal information shall be accurate, complete, and up-to-date will depend upon the use of the information, taking into account the interests of the individual. Information shall be sufficiently accurate, complete, and up-to-date to minimize the possibility that inappropriate information may be used to make a decision about the individual. An organization shall not routinely update personal information, unless such a process is necessary to fulfil the purposes for which the information was collected. Personal information that is used on an ongoing basis, including information that is disclosed to third parties, should generally be accurate and up-to-date, unless limits to the requirement for accuracy are clearly set out. Personal information shall be protected by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information. The security safeguards shall protect personal information against loss or theft, as well as unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification. Organizations shall protect personal information regardless of the format in which it is held. The nature of the safeguards will vary depending on the sensitivity of the information that has been collected, the amount, distribution, and format of the information, and the method of storage. More sensitive information should be safeguarded by a higher level of protection. The concept of sensitivity is discussed in Clause 4.3.4. The methods of protection should include (a) physical measures, for example, locked filing cabinets and restricted access to offices; (b) organizational measures, for example, security clearances and limiting access on a “need-to-know” basis; and (c) technological measures, for example, the use of passwords and encryption. Organizations shall make their employees aware of the importance of maintaining the confidentiality of personal information. Care shall be used in the disposal or destruction of personal information, to prevent unauthorized parties from gaining access to the information (see Clause 4.5.3). An organization shall make readily available to individuals specific information about its policies and practices relating to the management of personal information. Organizations shall be open about their policies and practices with respect to the management of personal information. Individuals shall be able to acquire information about an organization’s policies and practices without unreasonable effort. This information shall be made available in a form that is generally understandable. The information made available shall include (a) the name or title, and the address, of the person who is accountable for the organization’s policies and practices and to whom complaints or inquiries can be forwarded; (b) the means of gaining access to personal information held by the organization; (c) a description of the type of personal information held by the organization, including a general account of its use; (e) what personal information is made available to related organizations (e.g., subsidiaries). An organization may make information on its policies and practices available in a variety of ways. The method chosen depends on the nature of its business and other considerations. For example, an organization may choose to make brochures available in its place of business, mail information to its customers, provide online access, or establish a toll-free telephone number. Upon request, an individual shall be informed of the existence, use, and disclosure of his or her personal information and shall be given access to that information. An individual shall be able to challenge the accuracy and completeness of the information and have it amended as appropriate. Note: In certain situations, an organization may not be able to provide access to all the personal information it holds about an individual. Exceptions to the access requirement should be limited and specific. The reasons for denying access should be provided to the individual upon request. Exceptions may include information that is prohibitively costly to provide, information that contains references to other individuals, information that cannot be disclosed for legal, security, or commercial proprietary reasons, and information that is subject to solicitor-client or litigation privilege. Upon request, an organization shall inform an individual whether or not the organization holds personal information about the individual. Organizations are encouraged to indicate the source of this information. The organization shall allow the individual access to this information. However, the organization may choose to make sensitive medical information available through a medical practitioner. In addition, the organization shall provide an account of the use that has been made or is being made of this information and an account of third parties to which it has been disclosed. An individual may be required to provide sufficient information to permit an organization to provide an account of the existence, use, and disclosure of personal information. The information provided shall only be used for this purpose. In providing an account of third parties to which it has disclosed personal information about an individual, an organization should attempt to be as specific as possible. When it is not possible to provide a list of the organizations to which it has actually disclosed information about an individual, the organization shall provide a list of organizations to which it may have disclosed information about the individual. An organization shall respond to an individual’s request within a reasonable time and at minimal or no cost to the individual. The requested information shall be provided or made available in a form that is generally understandable. For example, if the organization uses abbreviations or codes to record information, an explanation shall be provided. When an individual successfully demonstrates the inaccuracy or incompleteness of personal information, the organization shall amend the information as required. Depending upon the nature of the information challenged, amendment involves the correction, deletion, or addition of information. Where appropriate, the amended information shall be transmitted to third parties having access to the information in question. When a challenge is not resolved to the satisfaction of the individual, the substance of the unresolved challenge shall be recorded by the organization. When appropriate, the existence of the unresolved challenge shall be transmitted to third parties having access to the information in question. An individual shall be able to address a challenge concerning compliance with the above principles to the designated individual or individuals accountable for the organization’s compliance. The individual accountable for an organization’s compliance is discussed in Clause 4.1.1. Organizations shall put procedures in place to receive and respond to complaints or inquiries about their policies and practices relating to the handling of personal information. The complaint procedures should be easily accessible and simple to use. Organizations shall inform individuals who make inquiries or lodge complaints of the existence of relevant complaint procedures. A range of these procedures may exist. For example, some regulatory bodies accept complaints about the personal-information handling practices of the companies they regulate. An organization shall investigate all complaints. If a complaint is found to be justified, the organization shall take appropriate measures, including, if necessary, amending its policies and practices. Item | Act of Parliament | Provisions 1 | Federal Real Property and Federal Immovables Act | Sections 3, 5 to 7, 11 and 16 Regulations and Other Instruments Regulations or Other Instrument 1 Federal Real Property Regulations 1 Federal Real Property Regulations Sections 9 and 11 Sections 9 and 11 World Anti-Doping Agency Personal information that the organization collects, uses or discloses in the course of its interprovincial or international activities World Anti-Doping Agency ANNEXE 1 (article 5) Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 4.1 Premier principe — Responsabilité Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous. 4.1.1 Il incombe à la ou aux personnes désignées de s’assurer que l’organisation respecte les principes même si d’autres membres de l’organisation peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D’autres membres de l’organisation peuvent être délégués pour agir au nom de la ou des personnes désignées. 4.1.2 Il doit être possible de connaître sur demande l’identité des personnes de l’organisation à désignées pour s’assurer que les principes sont respectés. 4.1.3 Une organisation est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. L’organisation doit, par voie contractuelle ou autre, fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie. 4.1.4 Les organisations doivent assurer la mise en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris : a) la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels; b) la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite; c) la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de l’organisation; et d) la rédaction des documents explicatifs concernant les politiques et procédures. 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.3 Principle 3 - Consent Personal Information Protection and Electronic Documents 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 Protection des renseignements personnels et documents électroniques ANNEXE 1 Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 l’insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Lorsqu’on recueille des renseignements dans le but de contrôler l’application de la loi, de la détection d’une fraude ou de sa prévention, on peut aller à l’encontre du but visé si l’on cherche à obtenir le consentement de la personne concernée. Il peut être impossible ou inopportun de chercher à obtenir le consentement d’un mineur, d’une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale. De plus, les organisations qui ne sont pas en relation directe avec la personne concernée ne sont pas toujours en mesure d’obtenir le consentement prévu. Par exemple, il peut être peu réaliste pour une œuvre de bienfaisance ou une entreprise de marketing direct souhaitant acquérir une liste d’envoi d’une autre organisation de chercher à obtenir le consentement des personnes concernées. On s’attendrait, dans de tels cas, à ce que l’organisation qui fournit la liste obtienne le consentement des personnes concernées avant de communiquer ces renseignements personnels. 4.3.1 Il faut obtenir le consentement de la personne concernée pour la collecte de renseignements personnels et pour l’utilisation ou la communication des renseignements recueillis. Généralement, on obtiendra le consentement pour l’utilisation ou la communication des renseignements au moment de leur collecte. Dans certaines circonstances, on peut obtenir le consentement concernant l’utilisation ou la communication des renseignements après avoir recueilli ces renseignements, mais avant d’en servir, par exemple, quand elle veut les utiliser à des fins non précisées antérieurement. 4.3.2 Suivant ce principe, il faut informer la personne au sujet de laquelle on recueille des renseignements et obtenir son consentement. Les organisations doivent faire un effort raisonnable pour s’assurer que la personne est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins doivent être énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués. 4.3.3 Une organisation ne peut pas, pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service, exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées. 4.3.4 La forme du consentement que l’organisation cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements. Pour déterminer la forme que prendra le consentement, les organisations doivent tenir compte de la sensibilité des renseignements. Si certains renseignements sont presque toujours considérés comme sensibles, par exemple les dossiers médicaux et de revenu, tous les renseignements peuvent être sensibles suivant le contexte. Par exemple, les noms et adresses des abonnés à une revue d’information ne sont généralement pas considérés comme des renseignements 4.3.5 4.3.6 4.3.7 (d) consent may be given at the time that individuals use a product or service. 4.3.8 sensibles. Toutefois, les nom et adresse des abonnés de certains périodiques spécialisés pourront l’être. 4.3.5 Dans l’obtention du consentement, les attentes raisonnables de la personne sont aussi pertinentes. Par exemple, une personne qui s’abonne à un périodique devrait raisonnablement s’attendre à ce que l’entreprise, en plus de se servir de son nom et de son adresse à des fins de poste et de facturation, communique avec elle pour lui demander si elle désire que son abonnement soit renouvelé. Dans ce cas, l’organisation peut présumer que la demande de la personne constitue son consentement à ces fins précises. D’un autre côté, il n’est pas raisonnable qu’une personne s’attende à ce que les renseignements personnels qu’elle fournit à un professionnel de la santé soient communiqués à une entreprise qui vend des produits de santé. Le consentement ne doit pas être obtenu par tromperie. 4.3.6 La façon dont une organisation obtient le consentement peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements collectés. En général, l’organisation devrait rechercher un consentement explicite si les renseignements sont de nature sensible. Un consentement implicite serait normalement approprié si les renseignements sont de nature moins sensible. Le consentement peut aussi être donné par un représentant autorisé (comme un tuteur légal ou une personne ayant une procuration). 4.3.7 Le consentement peut revêtir différentes formes, par exemple : a) on peut se servir d’un formulaire de demande de renseignements pour obtenir le consentement, recueillir des renseignements et informer la personne de l’utilisation qui sera faite des renseignements. En remplissant le formulaire et en le signant, la personne donne son consentement à la collecte de renseignements et aux usages précisés; b) on peut prévoir une case où la personne pourra indiquer en cochant qu’elle ne veut pas que son nom et adresse soient communiqués à d’autres organisations. Si la personne ne coche pas la case, il sera présumé qu’elle consent à ce que les renseignements soient communiqués à des tiers; c) le consentement peut être donné de vive voix lorsque les renseignements sont recueillis par téléphone; ou d) le consentement peut être donné au moment où le produit ou le service est utilisé. 4.3.8 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. L’organisation doit informer la personne des conséquences d’un tel retrait. 4.4 Principle 4 — Limiting Collection 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5.1 Organizations using personal information for a new purpose shall document this purpose (see Clause 4.2.1). 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.7 Principle 7 — Safeguards 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 4.7.5 4.8 Principle 8 — Openness 4.8.1 4.8.2 (d) a copy of any brochures or other information that explain the organization’s policies, standards, or codes; and 4.8.3 4.9 Principle 9 — Individual Access 4.9.1 4.9.2 4.9.3 e) la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations connexes (par exemple, les filiales). 4.8.3 Une organisation peut rendre l’information concernant sa politique et ses pratiques accessibles de diverses façons. La méthode choisie est fonction de la nature des activités de l’organisation et d’autres considérations. Par exemple, une organisation peut offrir des brochures à son établissement, poster des renseignements à ses clients, offrir un accès en ligne ou établir un numéro de téléphone sans frais. 4.9 Neuvième principe — Accès aux renseignements personnels Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. Note : Dans certains cas, il peut être impossible à une organisation de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient sur une personne. Les exceptions à cette règle doivent être limitées et claires. Les raisons pour lesquelles on lui refuse l’accès aux renseignements. Ces raisons peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de l’information, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d’ordre commercial exclusives et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire. 4.9.1 Une organisation doit informer la personne qui en fait la demande du fait qu’elle possède des renseignements personnels à son sujet, le cas échéant. Les organisations sont invitées à indiquer la source des renseignements. L’organisation doit permettre à la personne concernée de consulter ces renseignements. Dans le cas de renseignements médicaux sensibles, l’organisation peut préférer que ces renseignements soient communiqués par un médecin. En outre, l’organisation doit informer la personne concernée de l’usage qu’elle fait ou a fait de ces renseignements et des tiers à qui ils ont été communiqués. 4.9.2 Une organisation peut exiger que la personne concernée lui fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. L’information ainsi fournie doit servir à cette seule fin. 4.9.3 L’organisation qui fournit le relevé des tiers à qui elle a communiqué des renseignements personnels au sujet d’une 4.9.4 4.9.5 4.9.6 4.10 Principle 10 — Challenging Compliance 4.10.1 4.10.2 4.10.3 personne devrait être la plus précise possible. S’il lui est impossible de fournir une liste des organisations à qui elle a effectivement communiqué des renseignements au sujet d’une personne, l’organisation doit fournir une liste des organisations à qui elle pourrait avoir communiqué de tels renseignements. 4.9.4 Une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes. Les renseignements demandés doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, l’organisation qui se sert d’abréviations ou de codes pour l’enregistrement des renseignements doit fournir les explications nécessaires. 4.9.5 Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’organisation doit apporter les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, l’organisation doit corriger, supprimer ou ajouter des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée doit être communiquée aux tiers ayant accès à l’information en question. 4.9.6 Lorsqu’une contestation n’est pas résolue à la satisfaction de la personne concernée, l’organisation doit consigner l’existence de la contestation non résolue. S’il y a lieu, les tiers ayant accès à l’information en question doivent être informés du fait que la contestation n’a pas été réglée. 4.10 Dixième principe — Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les personnes responsables de faire respecter au sein de l’organisation concernée. 4.10.1 La question de la désignation de la personne responsable du respect des principes dans l’organisation fait l’objet de l’article 4.1.1. 4.10.2 Les organisations doivent établir des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant leurs politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels et doivent y répondre. Les procédures relatives aux plaintes devraient être facilement accessibles et simples à utiliser. 4.10.3 Les organisations doivent informer les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l’existence des procédures de règlement applicables à un éventail de ces procédures. Par exemple, certaines 4.10.4 autorités réglementaires acceptent les plaintes concernant les pratiques de gestion des renseignements personnels des entreprises relevant de leur compétence. 4.10.4 Une organisation doit faire enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, l'organisation doit prendre les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques au besoin. SCHEDULE 2 (Sections 38 to 47, 49 and 51) Acts of Parliament Column 1 | Column 2 2 | Canada Labour Code | Subsection 254(1) 3 | Canada Lands Surveys Act | Subsection 3(2) 2000, c. 5, Sch. 2; SOR/2004-309, s. 1; SOR/2008-114; SOR/2019-84, s. 1. ANNEXE 2 (articles 38 à 47, 49 et 51) Lois fédérales Colonne 1 | Colonne 2 Article | Loi fédérale | Dispositions 1 | Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux | Articles 3, 5 à 7, 11 et 16 2 | Code canadien du travail | Paragraphe 254(1) 3 | Loi sur l’arpentage des terres du Canada | Paragraphe 3(2) 2000, ch. 5, ann. 2; DORS/2004-309, art. 1; DORS/2008-114; DORS/2019-84, art. 1. SCHEDULE 3 (Sections 38 to 47, 49 and 51) Column 1 Column 2 Provisions [SOR/2005-407] [SOR/2004-309, s. 2] 2000, c. 5, Sch. 3; SOR/2004-309, s. 2; SOR/2005-407. ANNEXE 3 (articles 38 à 47, 49 et 51) Règlements et autres textes Colonne 1 Règlement ou autre texte 1 Règlement concernant les immeubles fédéraux 1 Règlement concernant les immeubles fédéraux Colonne 2 Dispositions Articles 9 et 11 [DORS/2005-407] Articles 9 et 11 [DORS/2004-309, art. 2] 2000, ch. 5, ann. 3; DORS/2004-309, art. 2; DORS/2005-407. SCHEDULE 4 (Subsection 4(1.1) and paragraph 26(2)(c)) Organizations Column 1 Item 1 Organization Agence mondiale antidopage Column 2 Personal Information 2015, c. 36, s. 166. ANNEXE 4 (paragraphe 4(1.1) et alinéa 26(2)c)) Organisations Colonne 1 Article 1 Organisation Agence mondiale antidopage Colonne 2 Renseignements personnels Renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par l’organisation dans le cadre de ses activités interprovinciales ou internationales 2015, ch. 36, art. 166.